Quản lý thời gian là một kỹ năng vô cùng quan trọng mà bất cứ nhà quản lý doanh nghiệp nào cũng cần phải trau dồi học hỏi. Chắc hẳn bạn cũng đã từng thắc mắc tại sao có người làm việc gấp nhiều lần bạn, cũng có người chỉ làm bằng một nửa bạn mà đã hoàn thành công việc? Bí quyết chính là ở kỹ năng quản lý thời gian của mỗi người. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quản lý thời gian là gì, các cách quản lý thời gian hiệu quả mà 1Office đã tổng hợp.
1. Quản lý thời gian là gì? Vai trò của quản lý thời gian trong công việc
Quản lý thời gian là kỹ năng quản lý và sắp xếp thời gian để đạt được mục tiêu và hoàn thành các nhiệm vụ một cách hiệu quả. Quản lý thời gian bao gồm việc lên kế hoạch, ưu tiên công việc, phân chia thời gian cho các nhiệm vụ và kiểm soát tiến độ. Kỹ năng quản lý thời gian giúp cho người sử dụng có thể sử dụng thời gian của họ một cách tối ưu, đạt được mục tiêu và đẩy nhanh quá trình hoàn thành công việc.
>> Xem thêm: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
Tăng năng suất và hiệu quả công việc: Khi có kế hoạch và lên lịch làm việc rõ ràng, người quản lý thời gian có thể tập trung vào các công việc quan trọng và ưu tiên, từ đó tăng năng suất và hiệu quả làm việc.
Giảm căng thẳng, áp lực công việc: Khi quản lý thời gian đúng cách, người làm việc có thể tránh được tình trạng căng thẳng vì áp lực thời gian. Họ có thể phân bổ thời gian một cách hợp lý cho từng công việc, từ đó giảm áp lực và tăng khả năng hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
Tăng động lực làm việc cho nhân viên: Quản lý thời gian đúng cách giúp cho người làm việc có thể hoàn thành công việc đúng hạn và đạt được mục tiêu đề ra. Khi từng bước thấy được kết quả của công việc, họ sẽ cảm thấy tự tin hơn trong công việc và tăng động lực làm việc.
Tăng hiệu quả làm việc nhóm: Khi một nhóm người làm việc có kế hoạch và thời gian làm việc rõ ràng, việc làm việc cùng nhau sẽ dễ dàng hơn. Các thành viên trong nhóm có thể đồng bộ hóa lịch trình làm việc của mình, giúp cho công việc được hoàn thành nhanh hơn và đạt được hiệu quả cao hơn.
2. Những sai lầm nhà quản lý thường gặp khi quản lý thời gian
Không có mục tiêu, kế hoạch cho việc quản lý, thực hiện hời hợt không có kết quả, máy móc trong cách quản lý, nhân viên không biết ứng dụng như nào, quản lý thời gian trên giấy thủ công nên khó kiểm soát được…
Không lên kế hoạch và mục tiêu: Một trong những sai lầm thường gặp nhất của nhà quản lý doanh nghiệp là không lên kế hoạch cụ thể hoặc đặt mục tiêu nằm ngoài khả năng. Điều này dẫn đến việc không có một lịch trình rõ ràng để làm việc, dẫn đến việc làm việc bừa bãi và không hiệu quả.
>> Xem thêm: Cách lập kế hoạch quản lý thời gian làm việc khoa học
Không kiểm soát thời gian đúng cách: Nhà quản lý dành quá nhiều thời gian cho việc giải quyết vấn đề nhỏ, bị phân tán bởi các yếu tố bên ngoài. Hoặc quản lý thời gian trên giấy thủ công, không có phần mềm quản lý công việc hỗ trợ nên khó kiểm soát được.
Không có mức độ ưu tiên trong công việc: Nhà quản lý cần phải biết ưu tiên công việc quan trọng nhất để đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng thời hạn. Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý sẽ quên ưu tiên công việc hoặc không đánh giá đúng độ ưu tiên của công việc.
Không đánh giá lại kế hoạch: Nhà quản lý cần phải đánh giá lại kế hoạch thường xuyên để đảm bảo rằng nó vẫn phù hợp với mục tiêu và các nhiệm vụ hiện tại. Nếu họ không đánh giá lại kế hoạch, họ có thể bỏ lỡ các thay đổi quan trọng và dẫn đến việc thất bại trong việc đạt được mục tiêu.
>> Xem thêm: Hướng tạo thời gian biểu online dễ dàng và 9+ phần mềm quản lý thời gian tốt nhất hiện nay
3. Top 5 cách quản lý thời gian hiệu quả mà doanh nghiệp
3.1 Áp dụng quy tắc 4D (Do - Dump - Delegate - Defer)
Quy tắc 4D là một cách tiếp cận đơn giản nhưng rất hiệu quả để quản lý công việc. Nó bao gồm bốn bước chính là:
- Do (Làm): Thực hiện những công việc quan trọng, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh sẽ luôn được ưu tiên làm trước.
- Dump (Từ bỏ): Những công việc không quan trọng sẽ loại bỏ hoặc làm sau cùng
- Delegate (Ủy thác): Giao việc cho những người có chuyên môn và có thể làm tốt hơn khả năng của bạn
- Defer (Trì hoãn): Lập kế hoạch những công việc phải trì hoãn lại và thời gian chính xác có thể làm sau đó, trong trường hợp những công việc hoãn lại đang tăng dần lên, thì bạn cần phải xem xét chữ D thứ 2 và thứ 3 trong quy tắc 4D.
3.2 Áp dụng phương pháp 80/20 (Pareto)
Nguyên tắc Pareto hay còn được gọi là “định luật 80/20” sẽ tập trung vào những việc quan trọng nhất và mang lại hiệu quả nhất. Để làm được điều này, ta cần phải xác định được 20% việc quan trọng nhất và tập trung sức lực vào đó. Việc này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng, đồng thời tăng hiệu quả làm việc.
Theo định luật Pareto, 20% công sức hoặc thời gian đầu tư vào một việc sẽ tạo ra 80% kết quả. Tương tự, 80% những việc còn lại sẽ chỉ tạo ra 20% kết quả. Vì vậy, để quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần tập trung vào những việc quan trọng nhất và đầu tư thời gian, năng lượng và tài nguyên vào chúng.
3.3 Áp dụng quy tắc 40 - 30 - 20 - 10
Quy tắc 40 - 30 - 20 - 10 là một phương pháp quản lý thời gian cụ thể giúp nhà quản lý tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và ưu tiên trong công việc. Theo quy tắc này, nhà quản lý sẽ phân bổ thời gian trong ngày cho các tác vụ khác nhau theo tỷ lệ phần trăm sau:
- 40% thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng nhất hoặc khẩn cấp nhất trong ngày.
- 30% thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp hoặc đòi hỏi nhiều thời gian.
- 20% thời gian cho các nhiệm vụ tương đối quan trọng nhưng có thể hoãn lại hoặc chuyển giao cho người khác.
- 10% thời gian cho các nhiệm vụ nhỏ và đơn giản, như trả lời email hoặc cuộc gọi điện thoại.
Phương pháp này giúp người sử dụng xác định được các nhiệm vụ quan trọng nhất và ưu tiên trong công việc. Nó cũng giúp người sử dụng phân bổ thời gian của mình một cách hợp lý và hiệu quả, tránh bị lãng phí thời gian cho những nhiệm vụ không quan trọng. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng tỷ lệ phần trăm này có thể thay đổi tùy thuộc vào công việc và thời gian có sẵn của mỗi người.
3.4 Sử dụng phương pháp Pomodoro
Phương pháp này tập trung vào việc tách nhỏ công việc thành các đoạn nhỏ và thực hiện chúng một cách tập trung trong một khoảng thời gian nhất định, được gọi là “pomodoro” (nghĩa là “cà chua” trong tiếng Ý). Đây là phương pháp giúp bạn hiểu rõ hơn về thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc, từ đó lên kế hoạch một cách hiệu quả hơn.
Cách thức thực hiện phương pháp Pomodoro đơn giản như sau:
- Bước 1: Chọn một công việc cần hoàn thành và tập trung hoàn toàn vào nó trong vòng 25 phút.
- Bước 2: Sau khi hoàn thành một pomodoro, bạn nên nghỉ ngơi trong 5 phút.
- Bước 3: Sau khi hoàn thành bốn pomodoro, bạn có thể nghỉ ngơi dài hơn, khoảng 15-30 phút.
Tuy nhiên, phương pháp Pomodoro cũng có những hạn chế. Việc ngắt quãng công việc một cách đột ngột để nghỉ ngơi có thể làm gián đoạn quá trình tập trung và làm giảm năng suất làm việc của bạn. Ngoài ra, việc thực hiện phương pháp này có thể không phù hợp với một số loại công việc, đặc biệt là các công việc yêu cầu sự tập trung liên tục trong một khoảng thời gian dài.
3.5 Sử dụng ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower giúp bạn tập trung vào các công việc quan trọng và ưu tiên thực hiện chúng trước. Đồng thời, nó cũng giúp bạn phân biệt rõ ràng giữa các công việc quan trọng và không quan trọng, giúp bạn dành thời gian và năng lượng cho những việc quan trọng hơn. Cụ thể, ma trận Eisenhower gồm có 4 phân vùng như sau:
- Quan trọng và khẩn cấp: Các công việc trong phân vùng này là những việc cần được ưu tiên và hoàn thành ngay lập tức vì chúng quan trọng và có hạn chế về thời gian. Ví dụ như deadline sắp tới, sự kiện quan trọng, khẩn cấp trong công việc,…
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Phân vùng này chứa các công việc quan trọng nhưng không có hạn chế về thời gian. Ví dụ như việc lên kế hoạch, đề xuất các ý tưởng mới, thực hiện đào tạo để nâng cao kỹ năng,…
- Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Phân vùng này chứa các công việc không quan trọng nhưng cần được thực hiện ngay để tránh những tác động tiêu cực. Ví dụ như trả lời email, xác nhận các cuộc hẹn, hoàn thành các công việc nhỏ trong ngày,…
- Không quan trọng và không khẩn cấp: Các công việc trong phân vùng này là các hoạt động không quan trọng và không cần thiết trong công việc. Ví dụ như xem tivi, chơi game, trò chuyện,…
Để áp dụng ma trận Eisenhower, bạn cần lên danh sách các công việc cần thực hiện và sau đó đánh giá mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng công việc. Sau đó, bạn sẽ sắp xếp các công việc vào các phân vùng tương ứng và ưu tiên thực hiện theo đúng thứ tự ưu tiên.
4. Các mẹo quản lý thời gian hiệu quả nơi công sở
Cách quản lý thời gian hiệu quả là một kỹ năng quan trọng đối với bất kỳ nhà quản lý nào. Quản lý thời gian đúng cách giúp giảm căng thẳng, tăng năng suất và hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn. Dưới đây là một số mẹo quản lý thời gian hiệu quả cho nhà quản lý:
- Xác định công việc quan trọng và ưu tiên hoàn thành trước để tránh bị chặn đường trong quá trình làm việc.
- Lập kế hoạch cho ngày hôm sau hoặc cho cả tuần để biết chắc mình sẽ làm gì và khi nào.
- Sử dụng phần mềm quản lý thời gian để giúp tổ chức công việc hiệu quả hơn và ghi nhớ các cuộc họp dễ dàng hơn.
- Phân bổ thời gian hợp lý cho mỗi công việc và giữ cho thời gian hoạt động theo đúng kế hoạch.
- Tập trung hoàn toàn vào công việc đang làm để tăng hiệu suất và hoàn thành công việc nhanh hơn.
- Đồng bộ hóa lịch làm việc của bạn với lịch làm việc của các thành viên trong nhóm để giảm thiểu thời gian chờ đợi và cải thiện sự hiệu quả của dự án.
- Xem xét và đánh giá lại kế hoạch hàng tuần hoặc hàng tháng để đảm bảo tiến độ công việc.
5. Làm thế nào để nhà quản lý biết đã quản lý thời gian hiệu quả?
Quản lý thời gian không hợp lý sẽ làm giảm hiệu suất làm việc, chất lượng công việc, tạo nên những căng thẳng, áp lực công việc không đáng có. Để biết rằng mình đã quản lý thời gian hiệu quả hay chưa, nhà quản lý có thể xem xét các chỉ số sau:
- Mức độ hoàn thành của các mục tiêu và công việc đã đặt ra theo kế hoạch và thời hạn.
- Tăng năng suất, hoàn thành công việc nhanh hơn, tăng sức đề kháng với áp lực công việc và giảm căng thẳng.
- Cải thiện chất lượng công việc, giảm chi phí và tăng hiệu quả tài chính cho doanh nghiệp.
- Cân bằng giữa công việc và cuộc sống, dành thời gian cho các hoạt động ngoài công việc.
- Hạnh phúc và hài lòng với cuộc sống, cảm thấy thoải mái hơn với công việc của mình.
6. Phần mềm 1Office - Giải pháp quản trị thời gian và công việc hiệu quả
Sử dụng các phần mềm quản lý công việc là giải pháp hiệu quả giúp các nhân viên trong doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian thực hiện các công việc hằng ngày. Phần mềm 1Office là một giải pháp quản lý công việc hiệu quả giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình làm việc cũng như cho phép sắp xếp và quản lý thời gian làm việc một cách khoa học.
Với phân hệ Workplace, bạn có thể theo dõi được thứ tự ưu tiên của các công việc cần làm, theo dõi những thông báo nhắc nhở công việc, lập kế hoạch và xác định mục tiêu cho từng công việc. Bên cạnh đó bạn cũng có thể thảo luận với team về công việc giúp gia tăng sự phối hợp làm việc, từ đó nâng cao hiệu quả và giảm được thời gian thực hiện các công việc phức tạp. Các tính năng này bao gồm:
Lập kế hoạch công việc: Người dùng có thể lập kế hoạch cho các công việc cụ thể và thực tế, phân bổ công việc cho từng người hoặc nhóm người, theo vị trí công việc và phòng ban thực hiện.
Theo dõi tiến độ công việc: Người dùng có thể theo dõi tiến độ công việc dưới các màn hình như Gantt, Kanban, và kéo thả trạng thái của công việc để nắm bắt chi tiết và tiến độ công việc. Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp cảnh báo và nhắc việc thông minh giúp người dùng chủ động thực hiện công việc theo đúng deadline.
Quản lý tài liệu: Phần mềm cho phép người dùng quản lý tài liệu liên quan đến các công việc, từ đó giúp cho việc tra cứu và sử dụng tài liệu dễ dàng hơn.
Báo cáo và đánh giá hiệu quả công việc: Phần mềm cung cấp báo cáo trực quan dưới dạng dashboard và báo cáo động, giúp cho người dùng nắm bắt chi tiết tình hình công việc và đánh giá hiệu quả công việc của từng nhân viên hoặc nhóm công việc.
Hỗ trợ kết nối với các ứng dụng khác: Phần mềm 1Office có tính năng tích hợp và kết nối với các ứng dụng khác như Google Calendar, Google Drive, Microsoft Teams, Slack, giúp cho người dùng có thể quản lý công việc và tài liệu một cách linh hoạt và dễ dàng hơn.
Nhận demo dùng thử miễn phí phần mềm quản lý công việc
Qua bài viết, 1Office hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về khái niệm quản lý thời gian là gì, sai lầm và các cách để quản lý thời gian hiệu quả trong môi trường công sở. Nếu bạn muốn biết thêm thông tin về phần mềm quản trị công việc 1Office hoặc cần hỗ trợ trong quá trình trải nghiệm, bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua:
- Hotline: 083 483 8888
- Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
- Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA
