Bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện hoành tráng nhưng chưa biết Agenda là gì? Và làm thế nào để viết nên một kịch bản chương trình ấn tượng? Trong bài viết này, Phan Đăng sẽ cung cấp cho bạn mọi thông tin cần thiết để tạo nên một sự kiện hoàn chỉnh và thành công.
Agenda là gì?
Agenda là gì? Đây là câu hỏi mà nhiều người thắc mắc khi bắt đầu tổ chức sự kiện. Agenda - hay còn gọi là kịch bản chương trình tổ chức sự kiện, là bản vẽ chi tiết cho mọi hoạt động, nội dung theo trình tự thời gian diễn ra. Nó chính là “linh hồn” của sự kiện, đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp và đạt được mục tiêu đề ra ban đầu.
Agenda là gì?
Vai trò then chốt của kịch bản chương trình (Agenda)
Tạo một lộ trình rõ ràng, mạch lạc
Agenda sự kiện vạch ra lộ trình chi tiết về nội dung, thời gian và quy trình của sự kiện, giúp ban tổ chức, diễn giả và khách mời nắm bắt đầy đủ thông tin. Từ đó, mọi người có sự chuẩn bị tốt nhất cho vai trò và trách nhiệm của mình, hạn chế tình trạng lúng túng, mất phương hướng.
Nâng cao hiệu quả và năng suất
Kịch bản chương trình giúp mọi người tập trung vào những nội dung quan trọng, tránh lãng phí thời gian và lạc đề. Nhờ tối ưu hóa thời gian, kịch bản chương trình agenda đảm bảo mỗi hoạt động diễn ra đúng giờ và hoàn thành theo kế hoạch. Ban tổ chức có thể kiểm soát tiến độ tốt hơn, hạn chế rủi ro phát sinh và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Việc tuân thủ Agenda sự kiện cũng góp phần nâng cao hiệu quả công việc của các thành viên trong ekip, từ đó nâng cao năng suất chung của toàn bộ sự kiện.
Truyền tải thông điệp hiệu quả
Agenda là công cụ đắc lực để truyền tải thông điệp chính của sự kiện đến khách mời một cách rõ ràng, súc tích và ấn tượng. Việc sắp xếp các hoạt động hợp lý trong Agenda giúp thu hút sự chú ý của khách mời, tạo hứng thú và khuyến khích họ tham gia tích cực. Nhờ có Agenda, khách mời có thể dễ dàng nắm bắt được nội dung chính của sự kiện và ghi nhớ thông điệp mà ban tổ chức muốn truyền tải.
Tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp
Agenda sự kiện được thiết kế bài bản, khoa học thể hiện sự chuyên nghiệp và chu đáo của ban tổ chức. Việc tuân thủ Agenda một cách nghiêm túc trong suốt sự kiện sẽ góp phần nâng cao hình ảnh thương hiệu và tạo dựng uy tín cho ban tổ chức.
Tăng cường sự tham gia và tương tác
Kịch bản chương trình cũng tạo cơ hội cho khách mời tương tác với nhau, chia sẻ ý kiến và xây dựng mối quan hệ, giúp họ cảm thấy hứng thú và gắn kết hơn với sự kiện. Agenda góp phần tạo nên bầu không khí sôi động và náo nhiệt cho sự kiện, giúp khách mời có những trải nghiệm khó quên.
Phân loại kịch bản chương trình tổ chức sự kiện
Kịch bản sự kiện thường được chia thành 3 loại chính, mỗi loại phục vụ cho những mục đích riêng biệt:
Sự kiện cần tuân theo kịch bản đã lên sẵn
Phân loại kịch bản chương trình tổ chức sự kiện
Kịch bản tổng quát (Agenda): Mang đến cái nhìn toàn diện về các hoạt động chính trong sự kiện, dành cho khách hàng để họ nắm bắt được nội dung chương trình. Kịch bản này cung cấp thông tin tóm tắt về sự kiện bao gồm: thời gian, địa điểm, các hoạt động chính, diễn giả,…
Kịch bản chi tiết (MC script): Gồm các lời dẫn cho MC chương trình và phân công công việc cụ thể cho từng thành viên trong đội ngũ tổ chức, tạo sự thống nhất và chuyên nghiệp cho chương trình, giúp MC dẫn dắt chương trình một cách trôi chảy và thu hút, chỉ dành cho MC và các thành viên trong ban tổ chức để đảm bảo tính bảo mật thông tin.
Kịch bản kỹ thuật: Liệt kê chi tiết các yêu cầu về âm thanh, ánh sáng, sân khấu cho từng hoạt động trong sự kiện, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hạng mục kỹ thuật, tạo nên sự chuyên nghiệp cho chương trình, bao gồm: tên hoạt động, thời lượng, yêu cầu về âm thanh, màn hình chiếu, đạo cụ cần thiết và tên người phụ trách từng hạng mục.
Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và đầy đủ, kịch bản sự kiện sẽ giúp bạn quản lý lịch trình hiệu quả, đảm bảo sự thành công cho sự kiện của mình.
Cấu trúc chi tiết của một Agenda ấn tượng
Khi viết kịch bản chương trình sự kiện (agenda), có một số lưu ý quan trọng cần được ghi nhớ để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra như sau:
Bố cục rõ ràng với ba phần
Mỗi agenda nên được chia thành ba phần chính: Mở đầu, nội dung chính, và kết thúc.
Mở đầu: Đây là phần tạo ấn tượng ban đầu, thường bao gồm lời chào mừng, giới thiệu về sự kiện và các khách mời đặc biệt. Một số sự kiện có thể bắt đầu bằng một tiết mục văn nghệ, video giới thiệu hoặc một bài phát biểu từ người chủ trì.
Ví dụ:
- Lời chào mừng từ MC
- Giới thiệu về mục đích và ý nghĩa của sự kiện
- Giới thiệu các khách mời đặc biệt
Nội dung chính: Đây là phần quan trọng nhất của chương trình, nơi mà các hoạt động, bài phát biểu, hoặc các tiết mục chính được diễn ra. Thời lượng của phần này nên được lên kế hoạch cẩn thận để đảm bảo sự hấp dẫn và không làm khán giả cảm thấy chán.
Ví dụ:
- Các bài phát biểu từ diễn giả chính
- Các hoạt động tương tác với khán giả
- Các tiết mục biểu diễn nghệ thuật hoặc trình diễn sản phẩm
Kết thúc: Phần này bao gồm lời cảm ơn, tổng kết lại những điểm chính của sự kiện và các thông tin liên quan đến phần kết thúc (như tặng quà, thông báo các sự kiện sắp tới, lời chào tạm biệt).
Ví dụ:
- Lời cảm ơn từ ban tổ chức
- Tặng quà lưu niệm cho các khách mời
- Tiễn khách mời ra về
Cung cấp đầy đủ các thông tin quan trọng
Yếu tố tiên quyết là thời gian: Cần lên lịch trình cụ thể cho từng phần, bao gồm giờ bắt đầu và kết thúc rõ ràng. Nhằm giúp đảm bảo chương trình diễn ra đúng tiến độ và tránh tình trạng quá tải.
Nội dung chi tiết: Kịch bản sự kiện cần mô tả chi tiết từng phần, bao gồm nội dung chính, hoạt động cụ thể và yêu cầu cần thiết. Từ đó giúp người thực hiện hiểu rõ nhiệm vụ và tránh những diễn giải sai lệch.
Phân công trách nhiệm: Xác định rõ ràng ai chịu trách nhiệm cho từng phần trong chương trình. Việc phân công cụ thể giúp mọi người phối hợp nhịp nhàng, đảm bảo tiến độ, nâng cao hiệu quả chung cũng như tránh đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.
Phân bổ thời lượng hợp lý cho chương trình
Giữ lửa cho chương trình là điều vô cùng quan trọng, trong đó thời lượng đóng vai trò then chốt. Hãy tính toán kỹ lưỡng thời gian từng phần để đảm bảo sự hứng thú và tập trung của khán giả. Kéo dài chương trình quá mức sẽ khiến người tham gia mệt mỏi và mất tập trung.
Trường hợp chương trình bị cháy timeline hoặc không thể cắt bớt thời lượng, bạn cần khéo léo lồng ghép các khoảng nghỉ giải lao hợp lý. Đây là lúc để khán giả thư giãn và nạp lại năng lượng, đồng thời giúp họ quay lại với chương trình với tinh thần sảng khoái.
Bên cạnh đó, hãy phân bổ thời gian hợp lý cho từng phần dựa trên mức độ quan trọng và nội dung của nó. Mỗi khoảnh khắc đều cần được trân trọng và tận dụng tối đa để mang đến trải nghiệm đáng nhớ cho khán giả.
Tạo các điểm nhấn đặc biệt trong sự kiện
Để níu chân khán giả và in dấu trong tâm trí họ, sự kiện của bạn cần có những điểm nhấn đặc biệt. Hãy tưởng tượng một màn trình diễn nghệ thuật múa tương tác led mãn nhãn, một bài phát biểu truyền cảm hứng của ban lãnh đạo hay một hoạt động tương tác minigame bùng nổ tiếng cười, tất cả đều góp phần tạo nên một trải nghiệm khó quên. Ngoài ra, sân khấu và hiệu ứng cũng đóng vai trò quan trọng. Ánh sáng lung linh, âm thanh sống động và hình ảnh bắt mắt sẽ mang đến những khoảnh khắc ấn tượng, đẩy cảm xúc của khán giả lên cao trào.
Tiết mục múa trong tiệc year end party
Cách viết agenda sự kiện chi tiết và chuyên nghiệp
1. Xác định mục tiêu sự kiện
Trước khi bắt tay vào viết agenda sự kiện, bạn cần xác định rõ mục tiêu của sự kiện. Mục tiêu này sẽ giúp định hướng nội dung và cấu trúc của agenda. Mục tiêu có thể là quảng bá sản phẩm, đào tạo nhân viên, xây dựng mối quan hệ khách hàng, hoặc kỷ niệm một cột mốc quan trọng như: lễ kỷ niệm thành lập công ty,….Khi mục tiêu được xác định rõ ràng, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc lập kế hoạch chi tiết cho từng hoạt động.
2. Lên outline (dàn bài) cho agenda sự kiện
Dàn bài tổng quan là bước đầu tiên để hình thành một kịch bản tổ chức sự kiện chi tiết. Dàn bài này sẽ bao gồm các phần chính của sự kiện như:
Phần khai mạc: Bao gồm chào đón khách mời, giới thiệu mục tiêu và nội dung chương trình.
Phần chính: Là phần chính của sự kiện, có thể bao gồm các bài phát biểu, các phiên thảo luận, các hoạt động tương tác, và các phần trình bày.
Phần kết thúc: Bao gồm các hoạt động bế mạc, cảm ơn khách mời, tặng quà tri ân và các thông báo quan trọng.
3. Lập thời gian chi tiết cho mỗi phần
Mỗi phần của chương trình cần được lên kế hoạch chi tiết về thời gian như: thời gian bắt đầu và kết thúc của từng hoạt động, cũng như thời gian nghỉ giải lao. Ví dụ:
08:00 - 08:30: Đón khách
08:30 - 08:45: Khai mạc và phát biểu của ban tổ chức
08:45 - 10:00: Bài phát biểu của diễn giả chính
10:00 - 10:15: Nghỉ giải lao
10:15 - 12:00: Phiên thảo luận nhóm
12:00 - 13:00: Nghỉ trưa
13:00 - 14:30: Các hoạt động tương tác và thảo luận
14:30 - 15:00: Tổng kết và bế mạc
4. Chi tiết hóa nội dung cho từng phần
Mô tả chi tiết nội dung của từng phần trong agenda bao gồm:
Tên hoạt động: Nêu rõ tên của hoạt động sẽ diễn ra.
Thời gian: Ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc của hoạt động.
Nội dung: Mô tả chi tiết nội dung của hoạt động, bao gồm người phụ trách, tài liệu cần thiết,…
Ghi chú: Ghi chú lại những thông tin quan trọng cần lưu ý.
Ví dụ: Phát Biểu Khai Mạc (08:30 - 08:45): Ông Nguyễn Văn A, Giám đốc điều hành công ty XYZ, sẽ giới thiệu mục tiêu sự kiện và nhấn mạnh tầm quan trọng của chủ đề chính trong bối cảnh hiện tại.
5. Thông báo và phát hành agenda
Gửi thông báo Agenda cho tất cả những người liên quan, bao gồm khách mời, diễn giả, ban tổ chức. Agenda có thể được gửi qua email, đăng tải trên website của sự kiện hoặc chia sẻ trên các kênh mạng xã hội.
6. Linh hoạt và điều chỉnh kịp thời
Trong quá trình diễn ra sự kiện, có thể có những thay đổi bất ngờ. Vì vậy, kịch bản chương trình cần có tính linh hoạt và bạn phải trong tư thế sẵn sàng điều chỉnh kịp thời để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Luôn có một kế hoạch dự phòng cho các tình huống khẩn cấp hoặc thay đổi không mong muốn.
Các mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện tham khảo
Kịch bản tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới
Thời gian Hoạt động Mô tả chi tiết Người phụ trách 17:00 - 17:30 Đón khách và check-in Đón tiếp khách mời, phát tài liệu sự kiện, chỉ dẫn vị trí chỗ ngồi, phục vụ đồ uống nhẹ Bộ phận lễ tân 17:30 - 17:40 Khai mạc MC chào mừng, giới thiệu mục đích sự kiện, giới thiệu các khách mời đặc biệt MC 17:40 - 18:00 Giới thiệu sản phẩm mới Trình chiếu video giới thiệu sản phẩm, các tính năng nổi bật và lợi ích của sản phẩm mới Bộ phận Marketing 18:00 - 18:20 Bài phát biểu của CEO CEO phát biểu về quá trình phát triển sản phẩm, tầm nhìn và kỳ vọng của công ty với sản phẩm mới CEO 18:20 - 18:40 Tiết mục biểu diễn nghệ thuật Tiết mục biểu diễn âm nhạc hoặc nghệ thuật tạo không khí sôi động và thu hút sự chú ý của khán giả Bộ phận sự kiện 18:40 - 19:00 Trình diễn trực tiếp sản phẩm Demo trực tiếp các tính năng của sản phẩm mới trên sân khấu, mời khán giả trải nghiệm thử Bộ phận Kỹ thuật 19:00 - 19:20 Phần hỏi đáp và tương tác với khán giả Khán giả đặt câu hỏi về sản phẩm, diễn giả và chuyên gia trả lời, trao đổi trực tiếp với khách mời MC, CEO, Chuyên gia sản phẩm 19:20 - 19:40 Bốc thăm trúng thưởng Công bố các giải thưởng hấp dẫn liên quan đến sản phẩm mới, bốc thăm và trao quà Bộ phận Sự kiện 19:40 - 20:00 Tiệc nhẹ và giao lưu Khách mời dùng tiệc nhẹ, giao lưu, trao đổi thông tin và chia sẻ cảm nhận về sự kiện Bộ phận Tiệc và Lễ tân 20:00 Kết thúc và cảm ơn MC tổng kết sự kiện, cảm ơn khách mời đã tham dự, thông báo các thông tin liên quan MCKịch bản lễ kỷ niệm 15 năm thành lập Hội Doanh Nghiệp Nghệ Tĩnh
PHẦN ĐẠI HỘI
13:30 - 14:30 Nghi thức - tuyên bố, giới thiệu và phát biểu khai mạc đại hội 14:31 - 14:40 Khai mạc - clip chúc mừng đại hội (clip 1)(Phỏng vấn lãnh đạo, TW, 3 đa phương, người sáng lập, doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp trẻ, hội sinh viên)
14:41 - 14h45 Clip tổng kết nhiệm kỳ 4 và phương hướng hoạt động nhiệm kỷ 5 (clip 2) 14:46 - 15:00 Thảo luận về báo cáo tổng kết và phương hướng nhiệm vụ thông qua văn kiện đại hội 15:01 - 15:15 BCH nhiệm kỳ cũ từ nhiệm - khen thưởng 15:16 - 16:15 Bầu cử Ban chấp hành nhiệm kỳ IV (2019 - 2022 ) 16:16 - 16:30 Ra mắt Ban chấp hành nhiệm kỳ V 16:31 - 16:45 Phát biểu chỉ đạo của Lãnh đạo 16:46 - 17:00 Bế mạc Đại hội 17:01 - 17:15 HCH Họp phiên họp đầu tiên PHẦN GALA 17:30 - 18:00 Chương trình văn nghệ chào mừng (clip3 + múa tương tác ) 18:01 - 18:15 Khai mạc chương trình hành trình Phương Nam 15 năm Cống hiến và Khẳng định 18:16 - 18:22 Bài hát Hội doanh nghiệp Nghệ Tĩnh 18:23 - 18:32 Trao cờ thi đua cho Hội và khen thưởng 18:33 - 18:45 Nghi thức kỷ niệm 15 năm thành lập 18:46 - 20:46 Tiệc liên hoan giao lưu văn nghệ và rút thăm may mắn và tri ân nhà tài trợ 20:47 - 21:00 Bế mạcLễ kỷ niệm 10 năm thành lập công ty Thế Giới Giấy
17:30 - 18:59 Đón khách, sân khấu biểu diễn Flamenco 19:00 - 19:02 MC greeting + Trailer Đồng hồ đếm ngược 19:03 - 19:09 Múa tương tác với clip hành trình 10 năm TGG. 19:10 - 19:14 Phát biểu của đại diện Thế Giới Giấy 19:15 - 19:24 Tương tác 3D với chủ đề “Cất cánh” - giớithiệu bộ nhận diện thương hiệu mới.
19:25 - 19:31 Nghi thức cắt bánh kỷ niệm 10 năm thành lập 19:32 - 19:34 MC dẫn nghi thức countdown khai tiệc 19:35 - 19:39 Văn nghệ: bài hát truyền thống sáng tác riêng cho Thế Giới Giấy 19:40 - 20:29 Văn nghệ kết hợp minigame/rút thăm trúng thưởng 20:30 - 21:00 Bế mạc và tiễn kháchXem thêm: Kịch Bản Tổ Chức Lễ Kỷ Niệm 10 Năm Thành Lập Công Ty
Agenda sự kiện không chỉ đơn thuần là bảng liệt kê các hoạt động, mà còn là công cụ tạo nên sự thu hút và bùng nổ cho chương trình. Hy vọng những chia sẻ trên đây đã mang đến cho bạn cái nhìn tổng quan và những gợi ý hữu ích để xây dựng kịch bản hoàn hảo cho sự kiện của mình. Hãy lên kế hoạch chi tiết và biến sự kiện của bạn trở thành những trải nghiệm khó phai cho khách tham dự.
CÔNG TY TRUYỀN THÔNG PHAN ĐĂNG
????? | ?????????????s | ?????
Văn phòng: 572 Lê Quang Định, phường 1, Q. Gò Vấp, TP.HCM
Chi nhánh 1: 96 Khánh An, P. Hòa Khánh Bắc, Q. Liên Chiểu, TP. Đà Nẵng Chi nhánh 2: Số 3, Liền Kề 27, P. Trịnh Văn Bô, KĐT Mới Cân Canh, Hòa Đức, TP. Hà Nội
Điện thoại: 0703 49 5678
Email: truyenthongphandang@gmail.com
Website: phandang.com
Fanpage: https://www.facebook.com/truyenthongphandang/
> Xem thêm: Hồ sơ năng lực của Truyền Thông Phan Đăng
