Hướng dẫn, thủ thuật về Thủ thuật văn phòng

Trong quá trình sử dụng Excel, đôi khi bạn cần phải xuống dòng để căn chỉnh nội dung cho trang tính của mình theo bố cục rõ ràng hơn. Vậy để hiểu rõ hơn về những cách xuống dòng, hãy cùng Thế Giới Di Động tìm hiểu 4 cách xuống dòng nhanh chóng trong Excel lẫn Google Spreadsheets bạn nhé!

Video hướng dẫn xuống dòng trong Excel và Google Spreadsheets đơn giản nhất:

1. Bảng tổng hợp các cách xuống dòng trong Excel và Google Sheets

2. Dùng phím tắt xuống dòng trong Excel và Google Sheets

Ưu điểm, hạn chế

• Ưu điểm: Nhanh, dễ sử dụng
• Hạn chế: Khó định dạng, không phù hợp dữ liệu phức tạp, không tương thích với một số công thức.

Phím tắt trên Windows và MacOS

Trong Excel và Google Sheets, việc chỉ nhấn Enter sẽ khiến trỏ chuột nhảy xuống ô bên dưới, không thể xuống dòng trong ô như Word. Khi nhập nội dung dài sẽ gặp trường hợp nội dung bị tràn sang các ô bên cạnh. Để căn chỉnh cho nội dung hiển thị đầy đủ trong 1 ô tính bạn sẽ cần đến tính năng ngắt dòng.

Excel

• Windows: bạn sử dụng tổ hợp phím Alt + Enter.
• MacOS: bạn dùng tổ hợp phím Command + Enter.

Bước 1: đặt dấu nháy chuột vào vị trí mà bạn muốn xuống dòng

Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + Enter trên máy tính, laptop Windows hoặc Command + Entertrên Macbook, iMac.

Nhấn tổ hợp phím Alt + Enter

Sau khi sử dụng tổ hợp phím, nội dung nằm sau dấu nháy sẽ tự động xuống dòng. Sau đó chúng ta tiến hành chỉnh sửa, căn chỉnh lại nội dung sao cho phù hợp.

Kết quả sau khi Alt + Enter

Google Sheets

• Windows: bạn sử dụng tổ hợp phím Alt + Enter hoặc Cltr + Enter.
• MacOS: bạn dùng tổ hợp phím Command + Enter hoặc Option + Enter.

Bước 1: Đặt dấu nháy chuột vào vị trí mà bạn muốn xuống dòng.

Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + Enter (hay Cltr + Enter) trên máy tính, laptop Windows hoặc Command + Enter (hay Option + Enter)trên Macbook, iMac.

Nhấn tổ hợp phím Alt + Enter hoặc Ctrl + Enter

Sau khi sử dụng tổ hợp phím, nội dung nằm sau dấu nháy sẽ tự động xuống dòng. Sau đó chúng ta tiến hành chỉnh sửa, căn chỉnh lại nội dung sao cho phù hợp.

Kết quả sau khi dùng tổ hợp phím xuống hàng

Ngoài tổ hợp phím trên, bạn có thể sử dụng Wrap Text sẽ được hướng dẫn tiếp theo trong phần kế tiếp.

3. Cách xuống dòng trong trong Excel và Google Sheets bằng Wrap Text

Ưu điểm, hạn chế

Trong Excel và Google Sheets, tính năng Wrap Text giúp nội dung trong ô của bạn tự động ngắt dòng để hiện thị nội dung vừa đủ với độ rộng của ô, bạn có thể điều chỉnh độ rộng ô để nội dung hiển thị theo bố cục bạn muốn.

Ưu điểm:

• Đơn giản, dễ sử dụng
• Hiển thị đầy đủ văn bản trong ô
• Dễ đọc hơn so với việc văn bản bị cắt ngang.

Hạn chế:

• Khó so sánh dữ liệu giữa các cột
• Chiều cao ô tăng làm cho bảng tính dài hơn, xem được ít data hơn, khó quản lý hiwn
• Có thể ảnh hưởng đến định dạng của bảng tính (khi căn lề, khoảng cách giữa các ô).

Excel - Cách đơn giản

Bước 1: Để sử dụng Wrap Text, đầu tiên ta nhập dữ liệu vào ô tính, tiếp theo chọn ô bạn muốn ngắt dòng và nhấn Wrap Text trong mục Alignment trên thanh Home, dòng chữ trong ô sẽ tự động xuống hàng khớp với độ rộng của ô.

Sử dụng Wrap Text

Bước 2: Chỉ việc điều chỉnh độ rộng ô, nội dung của bạn sẽ được hiển thị theo bố cục đẹp mắt hơn.

Kết quả sau khi Wrap Text

Bạn cũng có thể định dạng Wrap Text cho ô tính trước khi nhập văn bản bằng cách chọn ô tính sau đó nhấn Wrap Text.

Định dạng Wrap Text cho ô tính

Excel - Cách nâng cao

Bước 1: Để mở bảng Format Cells ta nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1 hoặc vào mục Format chọn Format Cells.

Cách mở bảng Format Cells

Bước 2: Tiếp tục chọn mục Alignment trên bảng Format Cells và tích vào ô Wrap Text, cuối cùng là nhấn OK.

Chọn Wrap Text trên bảng Format Cells

Sau khi hoàn tất, nội dung văn bản sẽ tự động xuống dòng, đồng thời độ rộng ô và độ cao hàng cũng sẽ tự động căn chỉnh mà không cần phải chỉnh sửa thủ công.

Căn chỉnh độ rộng cột theo ý bạn

Để tùy chỉnh sẵn Wrap Text cho toàn trang tính bạn nhấn vào biểu tượng tam giác như hình dưới và chọn Wrap Text, hệ thống sẽ thực hiện Wrap Text cho toàn trang tính, giúp bạn tiết kiệm thời gian tuỳ chỉnh Wrap Text thủ công.

Chọn biểu tượng tam giác và nhấn Wrap Text

Google Sheets

Tương tự như trên Excel, Google Spreadsheets tích hợp tính năng Wrap Text giúp bạn dễ dàng xuống dòng trong một ô một cách nhanh chóng. Các bước thực hiện vô cùng đơn giản.

Bước 1: Gõ nội dung vào ô trên bảng tính.

Hướng dẫn Wrap Text trong Google Sheets

Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn thẻ Định dạng (1), tiếp theo chọn Xuống dòng tự động (2), sau đó nhấn mục Xuống dòng (3), sau khi chọn Xuống dòng nội dung trong ô sẽ tự động ngắt dòng theo độ rộng ô như hình dưới. Sau đó bạn có thể điều chỉnh độ rộng ô cho bố cục đẹp mắt hơn.

Xuống dòng tự động > Xuống dòng" data-cke-saved-src="//cdn.tgdd.vn/hoi-dap/1391798/1-535x737-1-535x737.jpg">

Định dạng > Xuống dòng tự động > Xuống dòng

Để thao tác nhanh hơn, bạn có thể chọn biểu tượng Xuống dòng tự động (1) trên thanh công cụ thứ 2, chọn Xuống dòng (2) để ngắt dòng nội dung trong ô một cách nhanh chóng.

Cách 2

Ngoài ra còn có chế độ Tràn sẽ khiến nội dung trong ô của bạn hiển thị tràn sang các ô khác để bạn có thể nhìn thấy toàn bộ văn bản trong ô của mình rõ hơn. Ngược lại chế độ Cắt sẽ chỉ hiển thị vừa đủ nội dung khớp với độ rộng ô, nếu văn bản quá dài thì các nội dung sau sẽ bị ẩn đi.

Chế độ Cắt

4. Cách ngắt dòng văn bản trong Excel bằng Justify

Ưu điểm, hạn chế

Justify trong Excel tuy không phải là cách xuống dòng thông thường nhưng nếu bạn muốn văn bản khi in hiển thị đầy đủ thông tin thì có thể sử chức năng Justify trong Excel. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng Justify không phải là cách xuống dòng thông thường mà là cách căn đều văn bản (giống Wrap Text).

Ưu điểm:

• Dễ sử dụng, giúp căn lề xuống dòng hiệu quả
• Tạo hiệu ứng thị giác đẹp, chuyên nghiệp.

Hạn chế:

• Không phù hợp với văn bản có độ dài khác nhau hoặc dữ liệu số.
• Khó kiểm soát khoảng cách giữa các từ.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Quét chọn các ô cần ngắt xuống dòng > Chuột phải vào vùng dữ liệu đã quét và chọn Format Cells. Ngoài ra bạn có thể làm tắt bằng cách 1uét chọn các ô cần ngắt xuống dòng và nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1.

Mở hộp thoại Format Cells

Bước 2: Hộp thoại Format Cells xuất hiện, chọn thẻ Alignment > Trong hộp Horizontal chọn mũi tên sổ xuống và nhấn chọn Justify > Nhấn OK để hoàn tất.

Chỉnh xuống dòng bằng Justify

5. Cách xuống dòng trong Excel bằng Find & Replace

Ưu điểm, hạn chế

• Ưu điểm: Phương pháp này cho phép người dùng thực hiện hàng loạt các thủ tục xuống dòng một các tự động và nhanh chóng.
• Nhược điểm: Phải thiết lập công thức tìm kiếm và thay thế phức tạp, giới hạn việc xuống dòng bởi công thức đã cài đặt trước đó.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Trong file Excel chọn vùng dữ liệu bạn muốn ngắt xuống dòng > Chọn Edit > Chọn Find & Select > Chọn Replace. Hoặc bạn có thể thao tác nhanh bằng tổ hợp phím Ctrl + H.

Mở hộp thoại Find & Select

Bước 2: Gõ điều kiện thay thế bạn muốn để hệ thống thực hiện việc xuống dòng. Ví dụ bạn muốn thay thế toàn bộ dấu phẩy bằng việc xuống dòng, bạn sử dụng tổ hợp phím Ctrl + J (ấn đồng thời 2 phím Ctrl và J tại mục Replace with) và gõ dấu phẩy vào mục Find what, sau đó nhấn Replace All.

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + J và nhấn Replace All

Sau khi thực hiện thủ tục thay thế ta sẽ có kết quả như hình dưới.

Hoàn thành ngắt dòng văn bản trong Excel bằng Find & Replace

6. Cách xuống dòng trong Google Sheets bằng hàm

Ưu điểm, nhược điểm

• Ưu điểm: giúp định dạng nhanh, tiết kiệm thời gian khi xử lý nhiều data và ó kết hợp với các hàm khác.
• Nhược điểm: Dữ liệu phải đồng bộ về mặt cấu trúc (VD: bạn muốn chuyển đổi 10 dấu phẩy thành định dạng xuống dòng, hãy đảm bảo tất cả các mục trong ô được phân tách bằng dấu phẩy và không có ký tự nào khác xen kẽ).

Cách 1: Chỉ xuống dòng các giá trị trong ô

Nếu bạn chỉ muốn thay thế dấu phẩy, khoảng cách hay bất kỳ ký hiệu ngăn cách nào trong ô sang định dạng xuống dòng thì có thể áp dụng cách dùng hàm SUBSTITUTE kết hợp hàm CHAR với CHAR(10) để thay thế các ký tự bạn muốn đổi trong ô sang ký hiệu xuống hàng.

Dưới đây là vi dụ minh họa và kết quả của công thức trên:

Chỉ xuống hàng trong ô (Dùng SUBSTITUTE & CHAR)

Cách 2: Tách các giá trị trong một ô thành nhiều ô

Ví dụ bạn có ô A1 chứa các giá trị "ABC, XYZ, MNO" và bạn muốn tách chúng thành 3 ô, mỗi ô chưa một giá trị B1 = ABC, B2 = XYZ, B3 = MNO thì hãy sử dụng hàm SPLIT để tách văn bản thành nhiều ô dự trên dấu phân cách

Ví dụ 1: Các giá trị cách nhau bằng dấu phẩy thì delimiter ta sẽ khai báo là ",".

Các giá trị cách nhau bằng dấu phẩy thì delimiter ta sẽ khai báo là

Ví dụ 2: Các giá trị đang nằm xuống hàng trong một ô thì delimiter ta sẽ khai báo là CHAR(10).

Ví dụ 2: Các giá trị đang nằm xuống hàng trong một ô thì delimiter ta sẽ khai báo là CHAR(10)

7. Những vấn đề thường gặp khi xuống dòng trong Excel và Google Sheet

Lỗi không tách được các thành phần trong văn bản như tổ hợp Alt + Enter

Lỗi không tự điều chỉnh chiều cao hàng

Khi chọn Wrap Text để xuống dòng mà ô tính không hiển thị hết nội dung thì có thể bạn chưa cài đặt tự điều chỉnh độ cao hàng (AutoFit Row Height).

Để khắc phục, bạn chỉ cần chọn mục Format trên thanh công cụ, chọn AutoFit Row Height, hệ thống sẽ tự động căn chỉnh độ cao hàng mà bạn không cần phải thao tác thủ công, giúp cho việc xuống dòng bằng Wrap Text diễn ra suôn sẻ hơn.

AutoFit Row Heigh" data-cke-saved-src="//cdn.tgdd.vn/hoi-dap/1391798/1-269x542-269x542.jpg">

Vào Format > AutoFit Row Heigh

Kết quả sau khi chọn AutoFit Row Heigh

Bài viết đã phần nào giúp bạn hiểu các bước thực hiện thao tác xuống dòng trong Excel và Google Spreadsheets một cách nhanh chóng và đơn giản. Hãy thử theo hướng dẫn và xem thành quả của mình và đừng quên để lại bình luận hay thắc mắc ở phía bên dưới bạn nhé!