Phân tích công việc là gì?

Job analytical - Phân tích công việc là việc thu thập dữ liệu và thông tin quan trọng một cách có hệ thống về các công việc của phòng ban, tổ chức để hiểu sâu, hiểu rõ những nhiệm vụ được đặt ra.Công việc là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một...

Khi nào cần phân tích công việc?

Phân tích công việc là điều đầu tiên mà nhà tuyển dụng cần làm trước khi đăng tin tìm kiếm ứng viên. Vì đây là cơ sở để nhà tuyển dụng hiểu và mô tả được công việc cho vị trí mà doanh nghiệp đang cần nhân sự, từ đó tìm ra nhân tài phù hợp cho tổ chức. Dưới đây là các trường hợp cụ thể khi cần thực hiện phân tích công việc:

Tạo hoặc điều chỉnh một vị trí mới trong tổ chức:

Khi tổ chức mở rộng hoặc thay đổi cấu trúc, việc phân tích công việc giúp xác định nhiệm vụ chính, kỹ năng yêu cầu, mức lương phù hợp và tiêu chuẩn tuyển dụng cho vị trí đó. Bằng cách phân tích công việc, nhà tuyển dụng có thể xác định được những yếu tố cần thiết để đảm bảo người được tuyển vào vị trí mới có khả năng phù hợp với yêu cầu công việc.

Đánh giá hiệu suất của nhân viên:

Phân tích công việc cung cấp một tiêu chuẩn khách quan để so sánh kết quả thực tế của nhân viên với yêu cầu và kỳ vọng công việc. Qua đó, nhà tuyển dụng và nhà quản lý có thể đánh giá hiệu suất của nhân viên, đưa ra nhận xét, góp ý và đề xuất các biện pháp cải thiện để nâng cao hiệu quả làm việc. Theo dõi và cải thiện các hoạt động phát triển trong tương lai.

Lên kế hoạch phát triển sự nghiệp cho nhân viên:

Giúp nhà quản lý nhân sự hiểu rõ về kỹ năng, kiến thức và năng lực mà nhân viên cần phát triển để thăng tiến hoặc chuyển sang vị trí khác trong tổ chức. Xác định điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên để có thể phát triển theo hướng phù hợp. Thiết lập kế hoạch chi tiết về thời gian, nguồn lực và các hoạt động cụ thể để đạt được mục tiêu phát triển.Thông qua quá trình này, nhân viên có thể xác định mục tiêu phát triển cá nhân và có được hướng dẫn chi tiết về các hành động cần thiết để đạt được mục tiêu đó.

Thay đổi hoặc cập nhật quy trình, công nghệ hoặc chiến lược kinh doanh:

Khi tổ chức thay đổi hoặc cập nhật quy trình, công nghệ hoặc chiến lược kinh doanh, việc phân tích công việc giúp nhận biết sự ảnh hưởng của các thay đổi này đến nhiệm vụ, kỹ năng và trách nhiệm của nhân viên. Dựa trên phân tích này, tổ chức có thể đề...

Nội dung của phân tích công việc

Nội dung của phân tích công việc thường không đồng nhất trong các doanh nghiệp. Quá trình phân tích công việc bao gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định chính sách của công ty và mục tiêu phân tích công việc.

Điều này sẽ giúp xác định phương pháp thu thập thông tin phù hợp nhất.Chính sách của công ty:- Các nguyên tắc, chính sách và ưu tiên về nguồn nhân lực cần được xác định rõ ràng và cập nhật để giúp thiết lập các quy trình, định mức công việc, phân công ...

Bước 2: Sử dụng câu hỏi để thu thập thông tin cơ bản.

Bạn cần xác định các công việc cần phân tích, người thực hiện các công việc đó, và người có liên quan đến các công việc đó. Bạn có thể sử dụng các câu hỏi như:Để thu thập thông tin cơ bản về công việc, người viết cần sử dụng các câu hỏi phù hợp. Các câu hỏi này cần được sử dụng hỏi người đang làm trong lĩnh vực này vì chính họ là người hiểu rõ nhất những thách thức, khó khăn trong công việc.

Bước 3: Áp dụng các phương pháp thu thập thông tin phù hợp.

Bạn có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để thu thập thông tin chi tiết về các nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm của một công việc. Một số phương pháp thông dụng là:Tìm hiểu thêm: Cách đánh giá nhân viên hiệu quả cho doanh nghiệp

Bước 4: Viết bản nháp mô tả công việc

Dựa trên thông tin thu thập được, ta có thể viết một bản nháp mô tả công việc. Bạn cần tổng hợp và phân loại chúng theo các mục chính. Mô tả công việc nên bao gồm như:Cần kiểm tra lại tính chính xác và đầy đủ của thông tin thông qua sự phê duyệt của những người thực hiện công việc hoặc các nhà lãnh đạo có trách nhiệm giám sát công việc đó.

Bước 5: Hoàn thiện và viết bản cuối cùng của mô tả công việc.

Sau khi viết xong bản nháp mô tả công việc, cần kiểm tra lại để đảm bảo rằng bản mô tả công việc là chính xác, đầy đủ, khách quan và không gây hiểu lầm. Hãy xin ý kiến từ người làm công việc, người quản lý hoặc người liên quan để có được sự phản hồi và góp ý. Cuối cùng, chỉ cần chỉnh sửa lại bản mô tả công việc cho phù hợp với các chính sách và quy định của công ty.Tìm hiểu thêm: Phương pháp quản lý nhân sự từ xa hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Quy trình phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực: 6 bước chi tiết

Không phải bất cứ nhà quản trị nào cũng nắm được kỹ năng phân tích công việc trong quản trị nhân lực một cách thấu đáo và hiệu quả. 6 bước phân tích được giới thiệu dưới đây chính là các bước tiêu chuẩn bạn có thể dựa vào để nâng cao hiệu quả quản trị.

1. Xác định mục đích thu thập thông tin dữ liệu

Bạn được giao một công việc và cần phân chia cho các thành viên trong phòng ban để cùng hoàn thành, khi đó với tư cách là nhà quản trị, bạn sẽ làm gì đầu tiên?Câu trả lời chính là xác định mục đích để thu thập dữ liệu công việc một cách chọn lọc nhất. Công việc này cần làm gì? Mục đích của từng nhiệm vụ là gì? Những chiến dịch trước đã từng làm như thế nào?… Việc trả lời những câu hỏi như thế sẽ giúp bạn xác định chính xác mục đích công việc để tìm phương pháp thu thập thông tin phù hợp.

2. Tiến hành thu thập dữ liệu cơ bản

Sau khi xác định mục đích chính xác, nhà quản trị sẽ bắt đầu thu thập dữ liệu cơ bản về công việc phòng ban/ tổ chức của mình được giao. Dựa vào mô hình tổ chức, yêu cầu công việc, chức năng cũng như quyền hạn của công ty và các phòng ban, nhà quản trị sẽ lập được bản mô tả công việc trong quản trị nhân lực dành cho các vị trí quan trọng cần có khi thực hiện công việc.

3. Chọn lọc các vị trí then chốt và phân bổ nhân sự phù hợp

Đây là bước có vai trò quan trọng nhất khi thực hiện quy trình phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực. Bởi khi cần chọn lọc vị trí then chốt để làm việc, nhà quản trị cần làm việc với nhân viên, đánh giá năng lực của họ và đưa ra lựa chọn phù hợp.Phân bổ nhân sự đúng việc đúng năng lực sẽ giúp quá trình làm việc trở nên dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian và mang lại hiệu quả cao.

4. Ứng dụng các phương pháp thu thập thông tin công việc

Tùy theo đặc trưng về điều kiện doanh nghiệp, tính chất công việc được giao cũng như quy mô nhân viên mà nhà quản trị sẽ áp dụng những cách thu thập thông tin khác nhau.Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc thường được sử dụng nhất là quan sát trực tiếp, phỏng vấn, form câu hỏi hoặc nhật ký làm việc.

5. Kiểm tra thông tin đã thu thập

Sau khi thu thập thông tin sơ bộ, nhà quản trị cần tiến hành kiểm tra và xác minh với các nhân sự hoặc ban lãnh đạo đảm nhận nhiệm vụ. Mục đích của bước kiểm tra này là để đồng ý ý kiến và tìm ra hướng triển khai công việc tốt nhất.Sau khi phân tích công việc, cần xây dựng hai bảng: Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn nhân viên. Phân tích công việc là yếu tố quan trọng trong quản lý nhân sự để đảm bảo việc trả lương và thưởng có căn cứ. Cần hiểu rõ rằng đây không phải là phân tích cá nhân hay đánh giá kết quả, mà là xem ai là người làm và làm như thế nào

6. Đào tạo nhân viên đạt hiệu suất như Phân tích tiêu chuẩn công việc đề ra

Để tăng cường hiệu suất làm việc và nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên, Doanh nghiệp nên xem xét việc đầu tư vào hoạt động đào tạo chất lượng dành cho nhân sự trong công ty. Trên thực tế, Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều hình thức đào tạo kh...

Kết luận

Trên đây chính là quy trình 5 bước cần thực hiện để phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực một cách hiệu quả. Tuy nhiên để thu thập thông tin phân tích công việc một cách hiệu quả, nhà quản trị cần có những phương pháp thu thập thông tin ch...