Kỹ năng quản lý thời gian tốt: Tăng hiệu suất cá nhân và tập thể

Quản lý nghĩa là làm việc và tổ chức cùng với người khác. Phần lớn thời gian bạn đã dùng để giao tiếp, tổ chức công việc với nhân viên. Muốn tổ chức với người khác, bạn phải biết tự tổ chức và quản lý thời gian của chính mình. Quản lý thời gian hiệu quả đem lại nhiều lợi ích đặc biệt với nhà quản trị:Gợi ý nhà quản lý tham khảo và nhận trải nghiệm DEMO free FastWork Work+ - bộ công cụ chuyên saau trong lên kế hoạch công việc, quản lý thời gian, tiến độ thực hiện công việc, dự án, theo dõi & đánh giá chất lượng công việc… trên App Mobile và web App.

6 sai lầm trong kỹ năng quản lý thời gian - nhà quản lý cần tránh

1. Không đặt mục tiêu cho bản thân

Đặt mục tiêu cho bản thân rất quan trọng để bạn quản lý thời gian hiệu quả, vì những mục tiêu giúp bạn định hướng rõ ràng cho con đường sự nghiệp. Khi đã biết rõ nơi muốn đến, bạn có thể chủ động cho những việc cần ưu tiên. Việc lập mục tiêu cũng giúp bạn quyết định đâu là việc đáng để dành thời gian và đâu là những thứ chỉ gây xao lãng. Hãy nhớ đặt mục tiêu theo quy tắc SMART. Xem chi tiết về quy tắc SMART.

2. Không lên danh sách những việc cần làm

Đã bao giờ bạn quên không làm một việc quan trọng nào đó? Nếu đúng thế, có lẽ bạn đã không sử dụng một To-Do List - danh sách những việc cần làm - để kiểm soát công việc. Để lập To-Do List, hãy viết ratất cả những việc bạn cần phải hoàn tất trong ngày. Đố...

3. Không dành quyền ưu tiên

Bí quyết để sử dụng To-Do List hiệu quả nằm ở việc xác định mức độ ưu tiên công việc. Đôi khi thật khó để quyết định nên ưu tiên việc nào, nhất là khi bạn phải đương đầu với hàng loạt công việc cùng một lúc và việc nào cũng gấp. Quản lý thời gian hiệu quả và đạt được những điều bạn muốn đồng nghĩa với việc dành thời gian cho những việc thật sự quan trọng chứ không chỉ đơn thuần là cấp bách. Hiểu rõ sự khác biệt giữa quan việc quan trọng và việc cấp bách sẽ giúp bạn xác định được việc nào cần ưu tiên:

4. Bị ảnh hưởng bởi những yếu tố gây xao lãng

Sự phân tâm có thể tiêu tốn của chúng ta đến hai giờ đồng hồ mỗi ngày. Đó có thể là những email không liên quan đến công việc, chat, đồng nghiệp cần tâm sự… Hãy giảm thiểu những yếu tố gây xao lãng này! Ví dụ, hãy cương quyết tắt các cửa sổ chat khi bạn cần tập trung, và nếu ai đó đang làm bạn xao lãng, đừng ngại nói với họ điều đó.

5. Ôm đồm quá nhiều việc

Bạn có phải là người khó nói “không” với người khác? Nếu đúng thế, hẳn bạn đang đối mặt với cả núi những dự án và cam kết. Chính điều này khiến bạn giảm hiệu suất làm việc, stress và suy sụp tinh thần. Trước khi nhận một công việc, bạn hãy tự đặt cho mình một vài câu hỏi quan trọng sau:

6. Làm nhiều việc cùng lúc

Để hoàn thành nhanh khối lượng công việc, đôi khi bạn vừa viết email vừa trò chuyện điện thoại với khách hàng. Có thể bạn nghĩ rằng mình đã sử dụng thời gian hiệu quả, sự thật là khi làm nhiều việc cùng một lúc, bạn sẽ phải mất thêm 20-40% khoảng thời gian cần thiết để hoàn tất so với khi làm tuần tự từng việc một. Vì thế, tốt nhất bạn nên tập trung giải quyết từng việc một. Như thế, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn với chất lượng công việc tốt hơn.

Sơ đồ 5A quản lý thời gian tốt hơn

Dưới đây là sơ đồ cách quản lý thời gian hiệu quả kèm mô tả chi tiết, và 5 cách cụ thể.

5 cách quản lý thời gian dành cho nhà quản trị dự án

1. Xác định kế hoạch dự án rõ ràng

Một trong những kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả dành cho nhà quản trị dự án chính là xây dựng kế hoạch dự án rõ ràng và cụ thể. Lên kế hoạch và chiến lược cụ thể cho dự án đóng vai trò nền tảng quyết định đến tất cả các bước và giai đoạn tiếp theo củ...

2. Tương tác với các bên liên quan một cách hiệu quả

Kỹ năng quản lý thời gian giúp nhà quản trị dự án tương tác với trao đổi với các bên liên quan nhằm tăng hiệu quả xử lý các vấn đề trong dự án. Nhà quản lý thường phải đối mặt với chậm trễ trong trao đổi công việc với đối tác hoặc nhân viên trong nhóm củ...

3. Linh hoạt trong quy trình làm việc

Như đã nói ở trên việc xây dựng kế hoạch và tuân thủ theo quy trình làm việc ban đầu đóng vai trò vô cùng quan trọng. Tuy nhiên trên thực tế khi thực hiện dự án các công việc và nhiệm vụ thường khó có thể tuân thủ quy trình ban đầu. Chính vì lý do này ...

4. Phân chia công việc phù hợp

Một kỹ năng quản lý thời gian cho nhà quản trị dự án nữa chính là phân chia công việc hợp lý và công bằng. Người quản lý phải phát huy được vai trò lãnh đạo của mình nhằm phân chia công việc và điều hành nhóm của mình một cách hiệu quả. Thông qua các nh...

5. Tránh lãng phí thời gian

Kỹ năng không thể thiếu cho nhà quản trị dự án chính là tránh lãng phí thời gian vào các cuộc hội họp không cần thiết. Thông thường khi bắt đầu dự án các cuộc hẹn giữa các bên liên quan sẽ được đặt lịch trước, nhằm trao đổi về tình hình và tiến độ dự...