Quản lý hệ thống khách sạn tốt và hiệu quả như thế nào?

Hệ thống của khách sạn bao gồm nhiều yếu tố: bán phòng, nhân sự, thu chi, đối tác, chiến lược dài hạn… tùy vào cách vận hành cũng như quy mô của từng khách sạn.

Khai thác phòng, không gian tối ưu

Bán phòng là nguồn thu chính của khách sạn, khai thác không gian là nguồn thu phụ trợ và bị động. Kết hợp linh hoạt, tận dụng tối đa nguồn lực này, sẽ giúp khách sạn vận hành hiệu quả hơn.Để bán phòng hiệu quả, chúng ta cần đến đảm bảo công suất công...

Kiểm soát thu, chi chi tiết, tránh thất thoát

Doanh thu cao, nhưng không kiểm soát nguồn thu hiệu quả, để tiền thất thoát, thâm hụt thì cuối cùng lợi nhuận cũng không đảm bảo.Khách sạn cần xây dựng bản tổng hợp biến động thu, chi theo từng thời điểm nhất định (ngày, tuần, tháng, quý…) giúp bộ phận k...

Dự báo xu hướng để đón đầu

Để quản lý khách sạn tốt và đem lại hiệu quả, một trong những yếu tố quan trọng, đó là tầm nhìn chiến lược, dự báo được xu hướng và đón đầu của người quản lý. Dự báo vừa là cách để khách sạn chuẩn bị, đón đầu những xu hướng diễn ra trong tương lai gần; vừa là cách để khách sạn khắc phục, cải thiện những chiến lược cũ trong quá khứ không đem lại hiệu quả như mong muốn.Có nhiều phương pháp để dự báo xu hướng khi quản trị khách sạn, như là:

Kết nối với các đối tác để hỗ trợ khách hàng tốt hơn, chủ động hơn

Khách sạn cẩn xác định các đối tác quan trọng của mình, để liên kết, tăng nguồn lực vận hành, giúp khách sạn đáp ứng được nhiều hơn những nhu cầu, trải nghiệm của khách hàng.Các đối tác mà khách sạn cần chú ý, có thể là:Việc tìm kiếm, xây dựng mối quan hệ với các đối tác giúp khách sạn vận hành được chủ động, liền mạch hơn. Các đối tác về cơ bản, giúp khách sạn xử lý các vấn đề vệ tinh như đặt phòng, dịch vụ, ăn uống… để khách sạn tập trung vào việc đem lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.Để quản lý khách sạn tốt, cần quản lý các vệ tinh đi kèm và sử dụng phần mềm quản lý phụ trợ để đem lại hiệu quả.

Quản lý nhân sự phù hợp, linh hoạt

Nhân sự là năng lượng của khách sạn, với một số khách hàng thì đây là bộ mặt của khách sạn. Chính vì thế, cần phải quản lý nhân sự chặt chẽ, đảm bảo hiệu quả để góc nhìn từ phía khách hàng luôn tích cực và thiện cảm nhất.

Phân công trách nhiệm hiệu quả

Khách sạn cần quản lý công việc của từng bộ phận, nhân sự dựa trên bảng kế hoạch công việc, trong đó mô tả cụ thể nhiệm vụ, vai trò, thời gian đảm nhận và các bộ phận liên quan…Hình thức trình bày có thể không đóng khung, nhưng phải đảm bảo rằng nhân...

Lương, phụ cấp xứng đáng, rõ ràng

Hãy đảm bảo rằng họ được trả lương xứng đáng cho công việc của mình. Khách sạn cần xây dựng chính sách lương hoàn chỉnh, chi tiết, đúng vị trí đúng năng lực, và đảm bảo cạnh tranh khi so với đối thủ.Ví dụ: Khách sạn dựa trên bảng kế hoạch công việc, xây...

Môi trường làm việc thân thiện, an toàn

Hãy đảm bảo rằng năng lực, chuyên môn của các nhân viên được sử dụng đúng chỗ, ghi nhận phù hợp và trả công xứng đáng. Khi một người được đặt đúng vị trí, làm đúng việc mà mình làm tốt, và nhận lấy phần thưởng (lương, phụ cấp) tương ứng, thì họ sẽ kh...

Tạo cơ hội thăng tiến cho tất cả mọi người

Cuối cùng, khách sạn cần tạo ra môi trường thăng tiến cho các nhân viên để họ xây dựng mục tiêu và phấn đấu. Thiếu ghi nhận nỗ lực, quá trình phát triển của nhân viên và cụ thể hóa bằng hành động (tăng lương, đề bạt vị trí…) sẽ khiến nhân sự của khách sạ...

Quản lý khách hàng cần đảm bảo những yếu tố nào?

Khách hàng là người trả tiền cho khách sạn, trả lương cho các nhân viên. Nên trải nghiệm của khách hàng được đảm bảo, các tình huống nảy sinh được xử lý tốt là điều cần quan tâm khi quản lý khách sạn hiệu quả.

Thái độ chuẩn mực với khách hàng và đồng nghiệp

Làm việc trong ngành dịch vụ, thái độ khi giao tiếp với khách hàng phải luôn chuẩn mực, đặt khách hàng làm trọng tâm, trải nghiệm lên hàng đầu. Việc quản lý, đảm bảo vấn đề này cũng quan trọng không kém, bởi chỉ cần một người làm sai, tùy tiện hành độ...

Xử lý tình huống nhanh gọn, dứt khoát

Trên thực tế, các tình huống mới luôn nảy sinh mỗi ngày khi vận hành khách sạn, chỉ là mức độ nghiêm trọng (Cần ý kiến, hỗ trợ từ nhiều bộ phận, các cấp…) hoặc đơn giản (Tự xử lý, hoặc không cần xử lý). Tổng quan lại, khách sạn sẽ dễ gặp 3 loại tình huống sau khi quản lý, vận hành khách sạn:Tuy các tình huống thường nảy sinh đột xuất, nhưng khách sạn đều có thể lường trước để xây dựng kịch bản, quy trình xử lý và phòng tránh. Quy trình càng chặt chẽ, việc xử lý càng dứt điểm, không dây dưa, giúp việc vận hành khách sạn hiệu quả hơn, và tránh khiến sự cố vượt tầm kiểm soát, ảnh hưởng đến thương hiệu của khách sạn.

Sẵn sàng giao tiếp đa ngôn ngữ

Muốn giao tiếp chuẩn mực, lịch sự với khách hàng, nhân viên khách sạn cần phải trang bị tốt ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh. Thành thạo tiếng Anh, giúp các nhân viên giao tiếp tốt hơn, xử lý tình huống hoàn hảo và chất lượng hơn.Môi trường làm việc trong khách sạn, từ lâu đã được xem là môi trường quốc tế, khi phải tiếp xúc với nhiều người, ở nhiều quốc gia khác nhau. Do vậy, đầu vào khi tuyển dụng, cần đảm bảo ngoại ngữ là yêu cầu bắt buộc, giúp khách sạn quản trị nhân sự, kết nối với khách hàng chất lượng và chuyên nghiệp hơn.

Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn phù hợp giúp quản lý khách sạn tốt hơn

Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn phù hợp, giúp khách sạn vận hành ổn định, hiệu quả và chắc chắn hơn. Cụ thể, những lợi ích mà phần mềm quản lý đem đến cho khách sạn được liệt kê dưới đây.

Tiết kiệm thời gian, tiền bạc cho cả hệ thống

Khách sạn khi áp dụng phần mềm quản lý, sẽ giảm được rất nhiều thời gian cho từng bộ phận liên quan, bởi các thao tác đều sẽ được tự động cập nhật, chuyển tiếp cho bộ phận tiếp theo khi có hoạt động mới. Phần mềm cũng sẽ giúp khách sạn giảm bớt các thủ tục thủ công rườm rà, nhàm chán cho nhân sự.Ví dụ: Lượt đặt phòng mới được ghi nhận, lễ tân được thông tin để đón tiếp, buồng phòng để chuẩn bị. Khách yêu cầu phục vụ ăn sáng, bếp nhận thông tin để chuẩn bị, lễ tân để tổng hợp hóa đơn…Điều này không chỉ giúp người quản lý theo dõi được trực quan, điều phối rõ ràng mà còn duy trì được năng suất làm việc của các bộ phận, nhân viên. Từ đó giúp hệ thống vận hành nhanh hơn, hiệu quả hơn trong việc phục vụ khách hàng.

Theo dõi trực quan toàn bộ hoạt động

Lấy từ các ví dụ nêu trên, khi các bộ phận trong khách sạn tiếp nhận thông tin và xử lý, toàn bộ quy trình hoạt động đó sẽ được cập nhật trên phần mềm quản lý khách sạn, giúp người quản lý có thể theo dõi được trực quan và đầy đủ. Từ đó, giúp người quản lý khách sạn nắm được tiến độ làm việc, phục vụ của nhân viên để điều chỉnh cho hợp lý hơn.Một ưu điểm khác khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn, đó là đa nền tảng - việc quản lý phần mềm có thể diễn ra trên nhiều thiết bị, từ máy tính (phần mềm cài đặt, trình duyệt, tiện ích mở rộng…), đến di động cầm tay; giúp người quản lý có thể theo dõi và điều phối hoạt động từ xa, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.

Đồng bộ, liên thông dữ liệu giữa các kênh bán phòng

Một trong những giải pháp bán phòng hiệu quả đó là tăng cường các kênh bán phòng, càng nhiều kênh thì khả năng tiếp cận thị trường, khách hàng tiềm năng càng cao. Điều này cũng thách thức khả năng đồng bộ giữa các kênh bán, khi cần đảm bảo trạng thái phòng (đang trống, đang đặt, tạm đóng…), giá phòng (chênh lệch giữa các kênh).Khi ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn, với tính năng kết nối, liên thông các kênh bán phòng trực tuyến, thì vấn đề này được giải quyết gọn gàng, khi các trạng thái phòng, giá phòng được đồng bộ, cập nhật hoàn toàn tự động.Ví dụ: ngay khi một phòng ở một kênh nào đó được bán thành công, thì các kênh còn lại sẽ được cập nhật và đóng phòng đó.

Tăng cường hiện diện trực tuyến

Phần mềm quản lý khách sạn không chỉ giúp quản lý khách sạn, mà nó còn tăng cường nhận diện trực tuyến, để cải thiện thương hiệu cho các khách sạn.Nếu khách sạn chưa có website chính chủ, đơn vị cung cấp giải pháp quản lý khách sạn sẽ gợi ý, tư vấn để ...

Kết luận

Để quản lý khách sạn tốt, đem lại hiệu quả thì sẽ cần rất nhiều kỹ năng, dàn trải ở nhiều hạng mục quản lý. Có thể bạn sẽ thấy “ngợp”, quá tải và nghĩ rằng như thế này thì nhiều quá, không phải ai cũng có thể quản lý khách sạn được tốt. Nhưng đừng qu...