Quy trình quản lý nhà hàng chuyên nghiệp với 9 bước từ A - Z

Bên cạnh về chất lượng đồ ăn, khách hàng dần coi trọng hơn cả về dịch vụ nhà hàng. Để có thể cạnh tranh trên thị trường, việc nâng cao quy trình quản lý và vận hành nhà hàng là điều không thể thiếu. Làm sao để quản lý nhà hàng trở nên chuyên nghiệp? Sapo sẽ hướng dẫn bạn từ A-Z các quy trình quản lý mà chủ nhà hàng cần nắm rõ.

1. Quy trình quản lý nhà hàng là gì?

Quản lý nhà hàng là các công việc giúp kiểm soát hoạt động kinh doanh của nhà hàng sao cho tối ưu chi phí và lợi nhuận. Việc quản lý nhà hàng tốt giúp xây dựng hình ảnh thương hiệu cho nhà hàng, thu hút khách hàng, tăng doanh thu và tiết kiệm chi phí vận hành.

Quản lý nhà hàng là người đưa ra những quyết định lớn nhỏ có thể chi phối các hoạt động diễn ra trong nhà hàng. Đồng thời, họ nỗ lực cân đối hoạt động điều phối giúp thỏa mãn đồng thời lợi ích của ba bên là khách hàng - nhân viên - nhà hàng.

2. Công việc quản lý nhà hàng cần làm những gì?

2.1 Quản lý nhân sự

2.1.1 Lựa chọn và đào tạo nhân sự

Nhân viên là một phần quan trọng không thể thiếu trong nhà hàng của bạn. Việc sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên môn cao từ đầu bếp đến người phục vụ, rửa bát có thể giúp thúc đẩy hoạt động kinh doanh phát triển vượt bậc. Dưới đây là một số điều bạn nên cân nhắc khi quản lý nhân viên của mình.

Chọn đúng người

Bước đầu tiên là đảm bảo bạn thuê đúng người. Khi thuê bạn nên tìm những người có năng lực làm việc tốt và phù hợp với văn hóa, lộ trình phát triển của từng vị trí. Khi thỏa thuận công việc hãy thống nhất về nhiệm vụ và vai trò của họ khi làm tại nhà hàng, điều này giúp hạn chế sự hiểu lầm trong tương lai.

Đào tạo nhân viên tốt

Bước tiếp theo là đào tạo nhân viên của bạn để cho phép họ thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả. Nếu có thể hãy cung cấp các chương trình đào tạo và sách hướng dẫn để nhân viên tự học hỏi, nâng cao trình độ cũng như hiệu quả công việc.

2.1.2 Xác định vai trò của mỗi nhân sự

Việc xác định rõ ràng vai trò của từng nhân viên sẽ giúp họ biết mình cần làm gì, được phép can thiệp vào những sự vụ nào và khi cần sẽ báo cáo cho ai. Bằng cách này, nếu một vấn đề phát sinh trong nhà hàng của bạn, nhân viên của bạn biết chính xác trách nhiệm của ai để giải quyết vấn đề.

Hơn nữa, việc này cũng giúp nhân viên tự biết cách sắp xếp công việc kể cả khi chủ quán vắng mặt, hoạt động ổn định trong mọi trường hợp phát sinh xảy ra.

2.1.3 Lên lịch trình làm việc

Lập lịch trình rất quan trọng đối với cả người quản lý và nhân viên. Việc này giúp nhân viên đảm bảo tiến độ công việc của cá nhân và đội nhóm mình tham gia. Sắp xếp lịch trình nhân viên còn giúp nhà hàng điều phối nhịp nhàng, phòng tránh tình trạng quá tải.

2.1.4 Lên KPI, lương và thưởng cho nhân viên

Chính sách KPI, lương thưởng rõ ràng cho nhân viên là đòn bẩy giúp họ có động lực làm việc, phấn đấu hoàn thành tốt công việc. Tuy nhiên bạn cần quy định và công bố một cách rõ ràng để cả nhân viên mới và cũ nắm được, tạo sự công bằng minh bạch.

2.2 Quản lý vệ sinh an toàn thực phẩm

Để đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm cho nhà hàng, bạn cần đào tạo nhân viên cách nâng cao tinh thần vệ sinh khi chế biến và phục vụ. Đồng thời ra các quy định phạt với nhân viên không tuân thủ nhé.

Hiện nay các nhà hàng thường lắp camera ở khu vực sơ chế, chế biến để có thể giám sát hoạt động này một cách nghiêm ngặt, đảm bảo nhân viên tôn trọng quy định về an toàn vệ sinh thực phẩm và nhà hàng đưa ra.

2.3 Quản lý sản xuất

2.3.1 Nguyên liệu

Nguyên liệu là yếu tố đầu vào quan trọng với mỗi nhà hàng, cần đáp ứng đủ các yêu cầu về chất lượng - giá cả - số lượng và thời gian nhập hàng. Để quản lý nguyên vật liệu chính xác bạn nên sử dụng các phần mềm quản lý nhà hàng chuyên dụng giúp kết hợp định lượng món ăn khi chế biến, tự động trừ nguyên vật liệu khi hóa đơn hoàn tất, đảm bảo con số tồn kho chính xác nhất.

2.3.2 Quản lý món ăn và lên thực đơn

Để quản lý món ăn hiệu quả bạn nên chia thực đơn thành các nhóm cụ thể, chọn món ăn chính cho mỗi nhóm để dễ dàng liên kết và quản lý nhé. Thông thường các món ăn sẽ được kiểm soát thông qua định lượng nguyên vật liệu và nguyên liệu tồn kho.

Đừng vội vàng tính nhẩm hay tính vo thành phần cho từng món ăn, bạn cần liệt kê chi tiết, đầy đủ để quản lý dễ dàng hơn nhé.

2.3.3 Định giá thực đơn

Định giá thực đơn là bước vô cùng quan trọng khi quản lý nhà hàng bởi chỉ cần tính toán sai một món bạn cũng có thể mất đi cơ hội thu lời hoặc tự bó hẹp tập khách hàng của mình. Để định giá cho món ăn chính xác bạn cần liệt kê toàn bộ chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, phát sinh cho từng món nhé.

Dựa vào con số này hãy nhân với tỷ lệ lợi nhuận bạn mong muốn để định giá bán từng món cho hợp lý. Hơn nữa, ở vai trò người quản lý bạn cần nghiên cứu, cập nhật thông tin thị trường để điều chỉnh định giá món ăn cho hợp lý, không chỉ đảm bảo đáp ứng đủ tỷ lệ lợi nhuận mà còn làm hài lòng khách hàng.

Đọc thêm: Giá Cost là gì? Cách định giá món ăn, đồ uống chính xác nhất cho nhà hàng, quán cafe

2.4 Quản lý dịch vụ khách hàng

Ngay từ những ngày đầu hoạt động bạn cần xây dựng phong cách phục vụ chung riêng cho quán để nhân viên dễ dàng nắm bắt và hình thành thói quen.

Phong cách phục vụ có thể được thể hiện qua những chi tiết nhỏ như cúi chào khách khi bước vào quán, khi ra về, rót nước mời khách trong quá trình chờ món.

Hơn nữa, nhà hàng cũng có thể thể hiện phong cách phục vụ khách hàng qua các hành động sau đây:

- Tôn trọng ý kiến khách hàng: Những ý kiến của khách hàng dù là khen ngợi hay phê bình thì đều đóng vai trò quan trọng giúp quán hoàn thiện quy cách phục vụ chu đáo hơn.

Khi khách hàng có phản hồi hãy lắng nghe, ghi nhớ và xem xét tình hình để đưa ra đánh giá chính xác. Dựa trên những phản hồi đó hãy đề xuất những biện pháp cải thiện hoặc phát huy giúp quy trình phục vụ hoàn hảo hơn nữa.

- Tạo các chương trình chăm sóc luôn là cầu nối gắn kết giữa khách hàng với doanh nghiệp, đặc biệt trong mảng kinh doanh nhà hàng, quán ăn. Chính vì thế bạn cần liên tục tung ra các chương trình hấp dẫn như khuyến mãi cho khách hàng có thẻ thành viên, tri ân khách hàng bằng món ăn mới khi dùng bữa lần thứ 2 tại quán...

Dù chỉ là những chi tiết nhỏ cũng khiến khách hàng cảm thấy được quan tâm và trân trọng sự ủng hộ của mình với quán.

- Quy trình phục vụ khách hàng:

• Chuẩn bị trước khi khách đến nhà hàng
• Đón tiếp khách khi đến nhà hàng - quy trình phục vụ nhà hàng
• Mời khách ngồi vào bàn và bắt đầu giới thiệu thực đơn
• Cảm ơn khách và xin đánh giá về chất lượng dịch vụ
• Thanh toán, tiễn khách và dọn dẹp bàn ăn

Để hiểu rõ hơn về chi tiết quy trình phục vụ tại nhà hàng, những lưu ý quan trọng cho từng bước thì bạn tham khảo thêm thông tin ở bài viết sau nhé:

Đọc thêm: Ghi điểm trong lòng khách với quy trình phục vụ nhà hàng chuyên nghiệp

2.5 Quản lý tài chính

Khi lên kế hoạch tài chính, điều quan trọng nhất là đảm bảo rằng bạn luôn có đủ tiền để trang trải chi phí vận hành nhà hàng, nếu không sẽ khó thể đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt nhất hoặc sẽ ngừng hoạt động trong thời gian dài.

Mặc dù điều này nghe có vẻ đơn giản, nhưng bản chất không thể đoán trước được những phát sinh hoặc rủi ro xảy đến. Do đó, bạn nên đảm bảo rằng mình hiểu rõ về dòng tiền của nhà hàng.

Điều đầu tiên khi xây dựng mô hình quản lý nhà hàng, bạn cần làm là ghi chú lại tất cả các khoản chi tiêu của mình. Đây có thể là nguyên vật liệu, tiền thuê mặt bằng hàng tháng, chi phí thuê nhân công, khấu hao thiết bị, thanh toán nợ, hóa đơn điện nước và bất kỳ thứ gì khác mà bạn cần phải trả.

Điều này sẽ cung cấp cho bạn mục tiêu lợi nhuận, doanh thu mỗi ngày, mỗi tháng để trang trải chi phí.

2.6 Quản lý cơ sở vật chất

2.6.1 Những cơ sở vật chất cần lưu ý để quản lý tốt trong nhà hàng

- Cơ sở vật chất kỹ thuật chung

• Khu vực phục vụ khách, phòng tiệc/phòng VIP, quầy bar, nhà kho
• Hành lang, nhà vệ sinh, bếp, sân vườn, hành lang.
• Hệ thống cấp, lọc, thoát nước, xử lý chất thải
• Hệ thống điện, gas, thoát hiểm, bảo vệ an ninh

- Cơ sở vật chất khu phục vụ

• Đồ gỗ: Bàn ghế, quầy rượu, tủ…
• Đồ vải: Khăn trải bàn, rèm, thảm…
• Dụng cụ phục vụ: Xe đẩy, khay, chén đĩa, ly tách, dao nĩa…
• Trang thiết bị vệ sinh: Chổi, máy hút bụi…
• Đồ trang trí: Lọ hoa, tranh ảnh, thực đơn…

- Cơ sở vật chất kỹ thuật quầy pha chế

Máy cà phê, máy ép trái cây, hệ thống âm thanh ánh sáng, tủ đá xay và đá viên, dụng cụ đong rượu, cây khuấy, bình lắc.

- Cơ sở vật chất kỹ thuật bộ phận chế biến

• Trang thiết bị bảo quản: Hầm chứa, tủ đá, tủ đông
• Đồ sơ chế: thau, rổ, dao, thớt, bát, đũa
• Trang thiết bị nấu nướng: Bếp, lò nướng, xoong nồi

2.6.2 Các bước quản lý cơ sở vật chất

Lựa chọn nguồn cung cấp cơ sở vật chất

Ngay từ bước mua sắm cơ sở vật chất bạn đã cần lên kế hoạch chi tiết các hạng mục cần đầu tư, tìm kiếm điểm mua giá tốt, chất lượng phù hợp. Hơn nữa, số lượng cũng là yếu tố cần thực sự lưu ý bởi thừa hay thiếu đều khiến nhà hàng phải tốn thêm nhiều chi phí khắc phục.

Ví dụ như bình thường mua bàn ghế số lượng lớn với giá tốt nhưng nếu thiếu thì sẽ phải mua lẻ với giá cao hơn.

Tuy nhiên việc xác định chính xác số lượng ngay từ khi chưa kinh doanh là điều vô cùng khó. Hãy tính toán từ số lượng khách hàng mà nhà hàng cần phục vụ trong ngày thường, ngày lễ, giờ cao điểm, tần suất ra vào của khách để dự trù cho hợp lý nhé.

Kiểm soát cơ sở vật chất

Các loại cơ sở vật chất nhỏ lẻ như cái thìa, cái bát, đôi đũa luôn bị nhiều nhà hàng bỏ qua vì cho rằng đó là thứ lặt vặt, không ảnh hưởng nhiều. Tuy nhiên nếu tồn tại thất thoát trong thời gian dài sẽ khiến nhà hàng chịu tổn thất không nhỏ, tính toán sai chi phí, dự trù không ổn định, ảnh hưởng tới chất lượng phục vụ khách hàng.

Bảo quản, bảo dưỡng cơ sở vật chất

Cơ sở vật chất cần được bảo quản và bảo dưỡng liên tục trong quá trình sử dụng, chỉ như vậy mới giảm thiểu hư hại, chi phí thay thế hoặc chỉnh sửa. Để bảo quản, bảo dưỡng cơ sở vật chất tốt bạn cần đọc kỹ hướng dẫn để sử dụng đúng công suất, đúng mục tiêu, tăng tuổi thọ cho máy móc đặc biệt là các loại máy có giá trị cao như tủ đông, bếp, tủ lạnh…

• Bảo trì: Kiểm tra tình trạng vận hành, chức năng, đặc tính kỹ thuật.
• Sửa chữa: Khắc phục tình trạng hư hỏng, khôi phục tính năng, đặc điểm kỹ thuật của cơ sở vật chất.
• Nâng cấp: Bổ sung,Bổ sung chi tiết để nâng cao hiệu quả sử dụng, đặc tính cho thiết bị (ví dụ trang bị thêm máy hút khói cho nhà bếp)
• Thay mới: Thay thế cơ sở vật chất cũ thành mới có chức năng tương tự nhưng nhiều ưu thế hơn.

2.7 Kinh doanh và tiếp thị

Quản lý kinh doanh là bài toán khó với nhiều chủ nhà hàng bởi có không ít đầu mục cần được thống kê và báo cáo mỗi ngày. Một vài yếu tố cần được quản lý chặt chẽ là chi phí, doanh thu, lợi nhuận, để làm tốt bạn cần trang bị thêm phần mềm quản lý nhà hàng chuyên nghiệp giúp tự động tính toán kết quả kinh doanh.

Tổng hợp trên một báo cáo duy nhất giúp bạn dễ dàng nắm chắc hiệu quả hoạt động. Đồng thời tiết kiệm thời gian cũng như hạn chế sai sót không đáng có.

Bên cạnh hoạt động kinh doanh là các chương trình tiếp thị xúc tiến bán hàng, xây dựng thương hiệu. Vì đây là những hoạt động tiếp xúc trực tiếp với khách hàng nên cần được quản lý chặt chẽ về cả mặt nội dung, hình ảnh, thời điểm xúc tiến sao cho phù hợp với thuần phong mỹ tục cũng như thị hiếu khách hàng.

Ngoài ra, bạn cũng có thể đăng ký tên nhà hàng trên các danh sách top quán ngon, top địa chỉ tổ chức tiệc uy tín, trang web đặt bàn để tăng doanh số, quảng bá thương hiệu nhé.

Đọc thêm: Kinh doanh nhà hàng: Hướng dẫn 11 bước triển khai đúng cách dành cho người mới

2.8 Giải quyết sự cố, khiếu nại

Quy trình giải quyết khiếu nại, sự cố vô cùng quan trọng bởi nó thể hiện tính chuyên nghiệp của nhà hàng. Đồng thời giúp khách hàng cảm thấy được tôn trọng, có niềm tin vào phong cách phục vụ cũng như trách nhiệm của nhà hàng với người dùng.

Quy trình giải quyết khiếu nại nên được thực hiện theo các bước sau đây:

• B1: Lắng nghe và biểu lộ sự đồng cảm
• B2: Xin lỗi khách
• B3: Chọn cách thức giải quyết vấn đề cho khách
• B4: Cảm ơn khách và lưu lại sự cố trên hệ thống

2.9 Quản trị chất lượng dịch vụ

Để chất lượng dịch vụ luôn được đảm bảo nhà hàng cần tuân thủ các bước trong quy trình quản trị chất lượng dịch vụ như sau:

B1: Tìm hiểu nhu cầu khách hàng

Đây là bước quan trọng quyết định xem bạn phải làm gì để mang tới sự hài lòng cho khách hàng của mình. Hãy nghiên cứu khách hàng để nắm bắt thị hiếu cũng như thói quen của họ nhé, các thông tin bạn cần có là nhân khẩu học, hành vi, thói quen, sở thích.

Tìm hiểu nhu cầu khách hàng cũng là cách quản lý nhà hàng hiệu quả

B2: Thu thập thông tin khách hàng

Ở bước này bạn cần tìm hiểu xem khách hàng có thu nhập trung bình là bao nhiêu, có khả năng sử dụng các món ăn ở mức giá nào, có thường xuyên không, có thể cao hơn vào những dịp đặc biệt không nhé.

Chỉ như vậy khi chuẩn bị các chương trình xúc tiến bán bạn mới có thể nhắm trúng sở thích của họ, phù hợp với khả năng chi trả của khách hàng.

B3: Chăm sóc khách hàng

Việc duy trì chăm sóc khách hàng cũ luôn là bước không thể thiếu giúp nhà hàng của bạn tăng trưởng doanh thu, có lượng khách trung thành ổn định mỗi tháng.

Quá trình chăm sóc khách hàng có thể được thực hiện bằng cách gọi điện khảo sát chất lượng phục vụ, chất lượng món ăn hoặc tặng voucher với khách hàng thân thiết. Chỉ những hành động nhỏ cũng khiến họ có xu hướng quay lại hoặc giới thiệu với bạn bè hơn đó.

B4: Đo lường sự hài lòng khách hàng

Đo lường sự hài lòng khách hàng bằng các phiếu khảo sát khi họ tới dùng bữa hoặc gửi qua email, tin nhắn sẽ giúp nhà hàng dễ dàng cải thiện nâng cao chất lượng dịch vụ. Tuy nhiên khi làm phiếu khảo sát bạn cần chú trọng tới yếu tố ngắn gọn và đúng trọng tâm, tránh quá lan man gây phiền hà tới khách hàng nhé.

Đọc thêm: Bộ 25 tiêu chí đánh giá nhà hàng hiệu quả có thể áp dụng ngay

B5: Thiết lập tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ

Sau khi đã nắm rõ nhu cầu khách hàng, khả năng của họ, mức độ hài lòng của khách hàng cũ bạn cần thống nhất lại các tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ và phổ biến với tất cả nhân viên của mình. Nếu có thể hãy đưa ra các chế độ thưởng phạt rõ ràng để đảm bảo nhân viên tuân thủ đúng.

Công việc của quản lý nhà hàng là đảm bảo chất lượng dịch vụ

3. Quy trình vận hành nhà hàng mỗi ngày dành cho quản lý nhà hàng

Một quy trình vận hành nhà hàng đủ chặt chẽ, phù hợp với quy mô sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí quản lý đi rất nhiều. Đồng thời nếu nhân viên có thể tuân thủ đầy đủ sẽ tạo ra một dây chuyền làm việc không có sơ hở, không có sai sót, xây dựng chất lượng dịch vụ ngày càng tốt. Cùng điểm xem quy trình vận hành nhà hàng gồm những bước nào nhé:

Giai đoạn 1: Trước khi đón khách

• Bố trí, sắp xếp chuẩn bị đón khách
• Họp nhân viên đầu giờ thống nhất lại tinh thần làm việc và nội quy

Giai đoạn 2: Trong thời gian hoạt động

• Đón tiếp khách
• Gọi món
• Phục vụ món
• Tiễn khách ra về

Giai đoạn 3: Trước lúc đóng cửa

4. Mô hình quản lý nhà hàng hiệu quả

Có rất nhiều cách giúp bạn quản lý nhà hàng hiệu quả và cải thiện doanh thu nhanh chóng. Hãy ghi nhớ và ứng dụng ngay các cách dưới đây nhé:

• Nhất quán quy trình vận hành và quản lý
• Chủ động quản lý các vấn đề trong nhà hàng
• Tự làm các vị trí khác nhau để hiểu cách quản lý
• Ưu tiên giữ chân nhân viên
• Theo dõi và cải thiện trải nghiệm khách hàng
• Đầu tư quảng cáo
• Liên tục phân tích báo cáo để tìm giải pháp cải thiện chất lượng dịch vụ
• Tập trung vào giữ chân khách hàng

Mô hình quản lý nhà hàng khách sạn thành công

5. Các kỹ năng quản lý nhà hàng cần thiết

Bên cạnh khâu đào tạo cho nhân viên phục vụ, bạn còn cần tập trung nâng cao kỹ năng quản lý cho chính bản thân mình để có thể vận hành hoạt động kinh doanh một cách trơn tru nhất. Một vài cách được nhiều chủ nhà hàng đã áp dụng thành công sau đây:

• Luôn thể hiện thái độ tích cực
• Luôn làm việc rõ ràng, minh bạch với nhân viên
• Trở thành hình mẫu làm việc chăm chỉ và có trách nhiệm cho nhân viên noi theo
• Làm việc dựa trên kế hoạch rõ ràng
• Không ngừng nghiên cứu những biện pháp cải tiến và đổi mới
• Ủy quyền cho nhân viên làm tác vụ trọng yếu
• Học hỏi từ những mô hình thành công khác
• Chịu trách nhiệm với những sai lầm của bản thân

6. Giải pháp giúp quản lý nhà hàng dễ dàng hơn

Các vấn đề mà nhiều chủ nhà hàng luôn gặp phải là không có thời gian quản lý, luôn vướng phải những sai sót do quy trình làm việc thủ công, không nhìn ra vấn đề nghiêm trọng của hoạt động kinh doanh.

Giải pháp hữu hiệu nhất mà bạn nên tìm tới là ứng dụng ngay phần mềm quản lý nhà hàng vào kiểm soát hoạt động kinh doanh, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu các sai sót.

Phần mềm sẽ hỗ trợ nhà hàng nâng cao chất lượng dịch vụ qua order tại bàn, thanh toán nhanh, tự động chuyển hóa đơn vào khu vực chế biến giúp giảm thiểu các nhầm lẫn khi gọi món. Ngoài ra, bạn sẽ nhận được các báo cáo tổng hợp kết quả kinh doanh mỗi ngày, chi tiết và đầy đủ.

Ứng dụng công nghệ để quản lý dễ dàng hơn

Kết luận

Trên đây là quy trình quản lý nhà hàng đầy đủ cho bạn áp dụng ngay vào hoạt động kinh doanh của mình. Quy trình này giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, giảm thiểu chi phí và thu hút khách hàng tốt hơn.