Quy trình phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực

Phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực là một hoạt động quan trọng trong quản trị nguồn nhân lực, nhằm xác định các yêu cầu, trách nhiệm và kỹ năng của mỗi vị trí công việc. Quy trình phân tích công việc bao gồm các bước sau: xác định mục tiêu, thu thập thông tin, xử lý và phân tích dữ liệu, viết báo cáo và cập nhật kết quả. Trong bài viết này, VnResource sẽ giới thiệu chi tiết về từng bước trong quy trình phân tích công việc, cũng như các lợi ích và thách thức của hoạt động này.

Phân tích công việc là gì?

Job analytical - Phân tích công việc là việc thu thập dữ liệu và thông tin quan trọng một cách có hệ thống về các công việc của phòng ban, tổ chức để hiểu sâu, hiểu rõ những nhiệm vụ được đặt ra.

Công việc là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động.

Do đó, hoạt động phân tích công việc là việc đầu tiên mà nhà quản trị nhân sự đều phải biết. Mục đích của thiết kế và phân tích công việc là để lập bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc, nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện công việc. Xác định khối lượng công việc cần làm gì và làm như thế nào, làm sao cho công việc đạt hiệu quả nhất.

Ngoài ra, phân tích công việc còn giúp nhà quản trị xác định được sự khác biệt giữa công việc này với công việc khác. Có thể đặt ra một vài câu hỏi như:

• Nhân viên đó đang thực hiện công việc gì? Nhiệm vụ của nhân viên là gì?
• Thời gian bắt đầu và kết thúc công việc như thế nào?
• Sử dụng phương pháp gì để công việc đạt hiệu quả? Quá trình thực hiện diễn ra cụ thể như thế nào? Ở đâu? Làm thế nào để thực hiện?
• Lý do cần thực hiện những công việc này?
• Nhân viên cần có tố chất nào để hoàn thành nhiệm vụ?

Tìm hiểu thêm: Doanh nghiệp chuyển đổi đào tạo trực tuyến với giải pháp E-Learning

Khi nào cần phân tích công việc?

Phân tích công việc là điều đầu tiên mà nhà tuyển dụng cần làm trước khi đăng tin tìm kiếm ứng viên. Vì đây là cơ sở để nhà tuyển dụng hiểu và mô tả được công việc cho vị trí mà doanh nghiệp đang cần nhân sự, từ đó tìm ra nhân tài phù hợp cho tổ chức. Dưới đây là các trường hợp cụ thể khi cần thực hiện phân tích công việc:

Tạo hoặc điều chỉnh một vị trí mới trong tổ chức:

Khi tổ chức mở rộng hoặc thay đổi cấu trúc, việc phân tích công việc giúp xác định nhiệm vụ chính, kỹ năng yêu cầu, mức lương phù hợp và tiêu chuẩn tuyển dụng cho vị trí đó. Bằng cách phân tích công việc, nhà tuyển dụng có thể xác định được những yếu tố cần thiết để đảm bảo người được tuyển vào vị trí mới có khả năng phù hợp với yêu cầu công việc.

Đánh giá hiệu suất của nhân viên:

Phân tích công việc cung cấp một tiêu chuẩn khách quan để so sánh kết quả thực tế của nhân viên với yêu cầu và kỳ vọng công việc. Qua đó, nhà tuyển dụng và nhà quản lý có thể đánh giá hiệu suất của nhân viên, đưa ra nhận xét, góp ý và đề xuất các biện pháp cải thiện để nâng cao hiệu quả làm việc. Theo dõi và cải thiện các hoạt động phát triển trong tương lai.

Lên kế hoạch phát triển sự nghiệp cho nhân viên:

Giúp nhà quản lý nhân sự hiểu rõ về kỹ năng, kiến thức và năng lực mà nhân viên cần phát triển để thăng tiến hoặc chuyển sang vị trí khác trong tổ chức. Xác định điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên để có thể phát triển theo hướng phù hợp. Thiết lập kế hoạch chi tiết về thời gian, nguồn lực và các hoạt động cụ thể để đạt được mục tiêu phát triển.

Thông qua quá trình này, nhân viên có thể xác định mục tiêu phát triển cá nhân và có được hướng dẫn chi tiết về các hành động cần thiết để đạt được mục tiêu đó.

Thay đổi hoặc cập nhật quy trình, công nghệ hoặc chiến lược kinh doanh:

Khi tổ chức thay đổi hoặc cập nhật quy trình, công nghệ hoặc chiến lược kinh doanh, việc phân tích công việc giúp nhận biết sự ảnh hưởng của các thay đổi này đến nhiệm vụ, kỹ năng và trách nhiệm của nhân viên. Dựa trên phân tích này, tổ chức có thể đề xuất các giải pháp phù hợp, như điều chỉnh công việc, cung cấp đào tạo hoặc thay đổi quy trình làm việc để đảm bảo sự phù hợp và hiệu quả trong thực hiện công việc.

Qua việc phân tích công việc, tổ chức có thể tối ưu hóa quá trình tuyển dụng, đảm bảo sự phù hợp giữa yêu cầu công việc và ứng viên, cung cấp định hướng rõ ràng cho nhân viên và đảm bảo sự hiệu quả của tổ chức trong thực hiện nhiệm vụ. Việc phân tích công việc là một bước quan trọng để đạt được sự hiệu quả và thành công trong quản lý nhân sự và phát triển tổ chức.

Tìm hiểu thêm: Lợi ích của phần mềm quản trị nhân sự trong chuyển đổi số doanh nghiệp

Nội dung của phân tích công việc

Nội dung của phân tích công việc thường không đồng nhất trong các doanh nghiệp. Quá trình phân tích công việc bao gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định chính sách của công ty và mục tiêu phân tích công việc.

Điều này sẽ giúp xác định phương pháp thu thập thông tin phù hợp nhất.

Chính sách của công ty:

- Các nguyên tắc, chính sách và ưu tiên về nguồn nhân lực cần được xác định rõ ràng và cập nhật để giúp thiết lập các quy trình, định mức công việc, phân công công việc, đặc biệt là xác định trách nhiệm và yêu cầu về trình độ và kỹ năng cho công việc.

- Chính sách và ưu tiên về nguồn nhân lực cho thấy những vấn đề mà công ty quan tâm và có thể chấp nhận. Đảm bảo rằng hiệu suất công việc của nhân viên đạt đến mức tiêu chuẩn tối thiểu và giúp công ty đưa ra quyết định một cách nhất quán.

- Công ty có thể không luôn có thời gian để giải quyết tất cả các vấn đề trực tiếp. Việc viết chính sách là một công cụ truyền thông hiệu quả và là cơ sở cho hoạt động hàng ngày của công ty.

- Chính sách, quy định và ưu tiên về nguồn nhân lực sẽ là la bàn để định hướng cho công ty. Nếu thiếu chúng, công ty có thể lạc đường hoặc phải đi một quãng đường dài hơn.

Bước 2: Sử dụng câu hỏi để thu thập thông tin cơ bản.

Bạn cần xác định các công việc cần phân tích, người thực hiện các công việc đó, và người có liên quan đến các công việc đó. Bạn có thể sử dụng các câu hỏi như:

• Công việc này là gì?
• Công việc này thuộc về bộ phận nào?
• Ai là người trực tiếp quản lý hoặc giám sát người làm công việc này?
• Ai là người hỗ trợ hoặc tương tác với người làm công việc này?
• Công việc này có yêu cầu bằng cấp, chứng chỉ, kinh nghiệm hoặc kỹ năng đặc biệt nào không? Công việc này có liên quan đến các rủi ro hoặc an toàn lao động nào không?

Để thu thập thông tin cơ bản về công việc, người viết cần sử dụng các câu hỏi phù hợp. Các câu hỏi này cần được sử dụng hỏi người đang làm trong lĩnh vực này vì chính họ là người hiểu rõ nhất những thách thức, khó khăn trong công việc.

Bước 3: Áp dụng các phương pháp thu thập thông tin phù hợp.

Bạn có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để thu thập thông tin chi tiết về các nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm của một công việc. Một số phương pháp thông dụng là:

• Phỏng vấn: Bạn có thể phỏng vấn người làm công việc, người quản lý hoặc người liên quan để hỏi về các hoạt động hàng ngày, các vấn đề thường gặp, các kết quả mong muốn và các tiêu chuẩn đánh giá của công việc.
• Quan sát: Quan sát trực tiếp người làm công việc trong một khoảng thời gian nhất định để nhận biết được các bước, các công cụ, các kỹ năng và các thái độ cần thiết để thực hiện công việc.
• Khảo sát: Gửi các bảng câu hỏi hoặc biểu mẫu đến người làm công việc, người quản lý hoặc người liên quan để họ điền vào các thông tin về công việc của họ. Bạn có thể sử dụng các mẫu phân tích công việc có sẵn hoặc tự thiết kế theo nhu cầu của bạn.
• Tài liệu: Xem xét các tài liệu liên quan đến công việc, như các hướng dẫn, các quy trình, các báo cáo, các hợp đồng, các luật lệ, để có được cái nhìn tổng quan và chính xác về công việc.

Tìm hiểu thêm: Cách đánh giá nhân viên hiệu quả cho doanh nghiệp

Bước 4: Viết bản nháp mô tả công việc

Dựa trên thông tin thu thập được, ta có thể viết một bản nháp mô tả công việc. Bạn cần tổng hợp và phân loại chúng theo các mục chính. Mô tả công việc nên bao gồm như:

• Tên công việc: Bạn cần đặt tên cho công việc một cách rõ ràng và ngắn gọn, phản ánh được bản chất và mức độ của công việc.
• Mục đích công việc: Nêu ra lý do tại sao công việc này tồn tại, vai trò và đóng góp của nó đối với bộ phận và công ty.
• Nhiệm vụ và trách nhiệm:Liệt kê ra các nhiệm vụ và trách nhiệm chính của công việc, theo thứ tự ưu tiên hoặc tần suất. Ngoài ra cũng cần nêu ra các kết quả mong muốn và các tiêu chuẩn đánh giá cho mỗi nhiệm vụ và trách nhiệm.
• Kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm: Chỉ ra các kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc, bao gồm cả bằng cấp, chứng chỉ, ngôn ngữ, tin học, giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề, vv.
• Điều kiện làm việc: Mô tả các điều kiện làm việc của công việc, như thời gian làm việc, địa điểm làm việc, mức lương, phúc lợi, rủi ro hoặc an toàn lao động.

Cần kiểm tra lại tính chính xác và đầy đủ của thông tin thông qua sự phê duyệt của những người thực hiện công việc hoặc các nhà lãnh đạo có trách nhiệm giám sát công việc đó.

Bước 5: Hoàn thiện và viết bản cuối cùng của mô tả công việc.

Sau khi viết xong bản nháp mô tả công việc, cần kiểm tra lại để đảm bảo rằng bản mô tả công việc là chính xác, đầy đủ, khách quan và không gây hiểu lầm. Hãy xin ý kiến từ người làm công việc, người quản lý hoặc người liên quan để có được sự phản hồi và góp ý. Cuối cùng, chỉ cần chỉnh sửa lại bản mô tả công việc cho phù hợp với các chính sách và quy định của công ty.

Tìm hiểu thêm: Phương pháp quản lý nhân sự từ xa hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Quy trình phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực: 6 bước chi tiết

Không phải bất cứ nhà quản trị nào cũng nắm được kỹ năng phân tích công việc trong quản trị nhân lực một cách thấu đáo và hiệu quả.

6 bước phân tích được giới thiệu dưới đây chính là các bước tiêu chuẩn bạn có thể dựa vào để nâng cao hiệu quả quản trị.

1. Xác định mục đích thu thập thông tin dữ liệu

Bạn được giao một công việc và cần phân chia cho các thành viên trong phòng ban để cùng hoàn thành, khi đó với tư cách là nhà quản trị, bạn sẽ làm gì đầu tiên?

Câu trả lời chính là xác định mục đích để thu thập dữ liệu công việc một cách chọn lọc nhất. Công việc này cần làm gì? Mục đích của từng nhiệm vụ là gì? Những chiến dịch trước đã từng làm như thế nào?… Việc trả lời những câu hỏi như thế sẽ giúp bạn xác định chính xác mục đích công việc để tìm phương pháp thu thập thông tin phù hợp.

2. Tiến hành thu thập dữ liệu cơ bản

Sau khi xác định mục đích chính xác, nhà quản trị sẽ bắt đầu thu thập dữ liệu cơ bản về công việc phòng ban/ tổ chức của mình được giao. Dựa vào mô hình tổ chức, yêu cầu công việc, chức năng cũng như quyền hạn của công ty và các phòng ban, nhà quản trị sẽ lập được bản mô tả công việc trong quản trị nhân lực dành cho các vị trí quan trọng cần có khi thực hiện công việc.

3. Chọn lọc các vị trí then chốt và phân bổ nhân sự phù hợp

Đây là bước có vai trò quan trọng nhất khi thực hiện quy trình phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực. Bởi khi cần chọn lọc vị trí then chốt để làm việc, nhà quản trị cần làm việc với nhân viên, đánh giá năng lực của họ và đưa ra lựa chọn phù hợp.

Phân bổ nhân sự đúng việc đúng năng lực sẽ giúp quá trình làm việc trở nên dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian và mang lại hiệu quả cao.

4. Ứng dụng các phương pháp thu thập thông tin công việc

Tùy theo đặc trưng về điều kiện doanh nghiệp, tính chất công việc được giao cũng như quy mô nhân viên mà nhà quản trị sẽ áp dụng những cách thu thập thông tin khác nhau.

Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc thường được sử dụng nhất là quan sát trực tiếp, phỏng vấn, form câu hỏi hoặc nhật ký làm việc.

5. Kiểm tra thông tin đã thu thập

Sau khi thu thập thông tin sơ bộ, nhà quản trị cần tiến hành kiểm tra và xác minh với các nhân sự hoặc ban lãnh đạo đảm nhận nhiệm vụ. Mục đích của bước kiểm tra này là để đồng ý ý kiến và tìm ra hướng triển khai công việc tốt nhất.

Sau khi phân tích công việc, cần xây dựng hai bảng: Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn nhân viên. Phân tích công việc là yếu tố quan trọng trong quản lý nhân sự để đảm bảo việc trả lương và thưởng có căn cứ. Cần hiểu rõ rằng đây không phải là phân tích cá nhân hay đánh giá kết quả, mà là xem ai là người làm và làm như thế nào

6. Đào tạo nhân viên đạt hiệu suất như Phân tích tiêu chuẩn công việc đề ra

Để tăng cường hiệu suất làm việc và nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên, Doanh nghiệp nên xem xét việc đầu tư vào hoạt động đào tạo chất lượng dành cho nhân sự trong công ty. Trên thực tế, Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều hình thức đào tạo khác nhau phù hợp với từng đối tượng và mục tiêu. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao nhất từ việc đào tạo, nhà quản lý cần áp dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến để hỗ trợ cho công việc này.

Một phần mềm đào tạo là một công cụ hữu ích giúp nhà quản trị tiết kiệm được thời gian và chi phí cho việc đào tạo. Bên cạnh đó, thông qua phần mềm đào tạo, nhân sự có thể tự quản lý được thời gian học tập và xây dựng lộ trình học tập cá nhân phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của bản thân.

Phần mềm đào tạo VnResource LMS Pro của VnResource là một giải pháp toàn diện, được thiết kế để đáp ứng đầy đủ các tính năng hỗ trợ nhà quản lý đào tạo, giám sát và theo dõi quá trình đào tạo một cách hiệu quả, chính xác. Quản lý có thể tổ chức và lưu trữ các khóa học đào tạo trên nền tảng phần mềm để nhân sự có thể truy cập và học tập mọi lúc, mọi nơi. Ngoài ra, phần mềm đào tạo VnResource LMS Pro của VnResource còn có những ưu điểm sau:

• Hỗ trợ lưu trữ an toàn các bài học, tài liệu chuyên môn.
• Phân quyền linh hoạt để giúp người giảng dạy cũng như nhân viên tiếp cận đúng với nội dung cần học.
• Hỗ trợ kiểm tra và đánh giá năng lực từng cá nhân, từ đó điều chỉnh lộ trình học tập phù hợp.
• Quản lý thông tin học viên một cách khoa học.
• Cung cấp chứng chỉ cho nhân sự sau khi hoàn thành khóa học.
• Quản lý chương trình đào tạo, nhóm câu hỏi kiểm tra đánh giá
• Tổ chức các kỳ thi, khảo sát và cấp chứng chỉ hoàn thành khóa học một cách chuyên nghiệp.
• Xây dựng dashboard báo cáo tiến trình, tình trạng và so sánh kết quả học tập giữa các học viên một cách trực quan.
• Học tập Gamification, kính thực tế ảo VR kết hợp eLearning tạo ra môi trường học tập 3D sống động.

Ngoài ra, VnResource cũng có đội ngũ hỗ trợ người dùng có khả năng xử lý tốt các vấn đề phát sinh, chính sách bảo hành hậu mãi về sau uy tín. Nếu doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu triển khai hệ thống đào tạo trực tuyến cho nhân viên, hãy liên hệ với VnResource để được tư vấn và giới thiệu về VnResource LMS Pro.

Kết luận

Trên đây chính là quy trình 5 bước cần thực hiện để phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực một cách hiệu quả. Tuy nhiên để thu thập thông tin phân tích công việc một cách hiệu quả, nhà quản trị cần có những phương pháp thu thập thông tin chất lượng, đòi hỏi bạn phải bỏ ra nhiều thời gian và công sức để nghiên cứu. Hy vọng những thông tin VnResource cung cấp đã giúp bạn phần nào hiểu rõ về Quy trình này.

Nếu doanh nghiệp muốn biết thêm thông tin về VnResource LMS Pro - eLearning. Hãy để lại thông tin để đội ngũ tư vấn của VnResource sẽ gửi đến anh chị một buổi tư vấn chuyên sâu hoàn toàn miễn phí. Liên hệ ngay qua hotline: 0914.004.800 hoặc website VnResource.vn để trải nghiệm ngay trong hôm nay những tính năng tuyệt vời mà phần mềm đào tạo nội bộ trực tuyến mang lại cho doanh nghiệp của bạn!

VnResource - đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm chuyển đổi số nguồn lực cho các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay.